Problemy, z jakimi zgłosił się klient:

1. Papierowe wypisywanie zamówień.
2. Trudności w zarządzaniu aktualną wersją druku.
3. Trudności w aktualizacji zamówień.
4. Trudności w przekazywaniu zamówień do innych działów.
5. Zdarzające się zagubienia dokumentów.

Funkcjonowanie przed wdrożeniem automatyzacji

Przed wdrożeniem każdy dokument wypisywany był ręcznie za pomocą długopisu. Powodowało to, że czas przygotowania zamówienia był dość długi i zdarzały się błędnie wypełnione druki.  

Procesy do automatyzacji — wynik analizy

Po kilku spotkaniach wypracowaliśmy model wdrożenia:

• SharePoint List jako baza zamówień,
• Uprawnienia uzależnione od parametrów,
• Łatwe do edycji dla klienta szablony wydruków,
• System archiwizacji i wersjonowania wydruków w PDF.

Klient przed przystąpieniem do wdrożenia nie używał środowiska Microsoft 365. W związku z tym w ramach całego procesu przeprowadziliśmy także migrację poczty z dedykowanego serwera do Microsoft 365.

Narzędzia

Wszystkie wykorzystane we wdrożeniu narzędzia były dostępne w pakiecie Microsoft 365 (po procesie migracji 😊).

Do zrealizowania projektu wykorzystaliśmy:

• SharePoint List,
• SharePoint bibliotek plików,
• Power Automate,
• Power Apps,
• Microsoft Outlook.

Czas wdrożenia

Od pierwszego spotkania do uruchomienia produkcyjnego minęły ok. 3 miesiące.  

Wynik wdrożenia

Wdrożenie automatyzacji procesu zamawiania towarów za pomocą narzędzi Microsoft 365 przyniosło klientowi wiele korzyści.

Zmniejszył się czas przygotowania zamówienia, zwiększyła się dokładność i poprawność dokumentów, a także ułatwiono zarządzanie i archiwizację wydruków. Ponadto klient skorzystał z migracji poczty do chmury Microsoft, co zapewnia mu większe bezpieczeństwo i niezawodność komunikacji.  

Wdrożenie trwało około trzech miesięcy i zostało wykonane z wykorzystaniem SharePoint List, Power Automate, Power Apps i Outlook.

Opinia klienta

Jesteśmy bardzo zadowoleni ze współpracy z zespołem, który zrealizował dla nas projekt automatyzacji procesów w naszej firmie meblowej. Dzięki ich profesjonalizmowi i zaangażowaniu udało się nam przejść na nowoczesne i efektywne narzędzia, które znacznie usprawniły naszą pracę. Zespół eraIT był otwarty na nasze potrzeby i sugestie, a także elastycznie podchodził do zmieniających się warunków. Podobała nam się również komunikacja i terminowość realizacji poszczególnych etapów projektu. Polecamy firmę jako solidnego i rzetelnego partnera w zakresie digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych.

Michał Gruba - Prezes Zarządu