Problemy, z jakimi zgłosił się klient:

• Papierowa obsługa wniosków o wykonanie prac na terenie galerii,
• Brak narzędzia do komunikowania o wykonywanych pracach dla wszystkich stron procesu tj. klient, wykonawca, ochrona, pracownicy galerii,
• Rozproszone informacje kontaktowe dotyczące realizowanych prac,

Funkcjonowanie przed wdrożeniem automatyzacji

Przed wdrożeniem procesów każdy wniosek składany był w formie papierowej. Przekazywanie informacji było realizowane emailem, telefonicznie czy też za pomocą innych narzędzi. Zdarzało się, że dokumenty się gubiły i informacje o wykonywanych pracach także.

Procesy do automatyzacji — wynik analizy

Po kilku spotkaniach analitycznych wypracowaliśmy listę procesów i sposób ich automatyzacji.

Wynikiem automatyzacji było:

• Przygotowanie bazy osób uprawnionych do zgłoszeń prac,
• Dane do bazy wprowadzane są za pomocą formularza dostępnego dla klienta (samoobsługa),
• Przygotowanie zautomatyzowanego procesu od momentu zgłoszenia do wykonywania prac, przez akceptację pracowników galerii po automatyczną informację do zespołu ochrony (wraz z potwierdzeniem przyjęcia do wiadomości przez ochronę),
• Przygotowanie automatycznie tworzonego kalendarza prac wykonywanych w galerii dostępnego dla zainteresowanych stron,

Narzędzia

Klient działał w środowisku Microsoft 365. Poza kosztami wdrożenia nie było żadnych dodatkowych kosztów wynikających z zastosowanych narzędzi. Wszystkie niezbędne znajdowały się w pakiecie Microsoft 365.

Do wykonania automatyzacji wykorzystane zostały:

• Microsoft SharePoint,
• Microsoft Power Automate,
• Microsoft Outlook,
• Microsoft Forms.

Czas wdrożenia

Od pierwszego spotkania do zakończenia prac minęło ok 1 miesiąc.

Wynik wdrożenia

Procesy klienta zostały przygotowane na obsługę automatyczną obsługę procesu. Zaowocowało to wyeliminowaniem błędów, automatycznym przekazywaniem informacji wszystkim stronom procesu.

Dodatkowo zastosowana architektura i narzędzia dają możliwość dalszej rozbudowy zarówno automatyzacji jak i dodawania nowych procesów i działania firmy.

Maciej Tatała Dyrektor – Centrum Handlowego NoVa Park

Jako Dyrektor Centrum Handlowego NoVa Park, jestem niezwykle zadowolony z wyników współpracy z eraIT. Przed wdrożeniem ich rozwiązania borykaliśmy się z problemami takimi jak papierowa obsługa wniosków, brak skutecznego narzędzia komunikacyjnego dla wszystkich stron procesu oraz rozproszone informacje kontaktowe. Dzięki eraIT udało nam się zautomatyzować wiele procesów, eliminując błędy i zapewniając płynną komunikację między wszystkimi zaangażowanymi stronami. Co więcej, zastosowane narzędzia i architektura pozwalają na dalszą rozbudowę i dodawanie nowych procesów. Jestem przekonany, że ta współpraca przyniesie jeszcze wiele korzyści dla naszej galerii.