Nasze propozycje wartości, które bezpośrednio wpływają na efektywność i bezpieczeństwo Twojej firmy:

1. Korzystanie z narzędzi Microsoft Azure – Oferujemy skalowalne i bezpieczne usługi w chmurze, które rosną razem z Twoją firmą.
2. Większe wykorzystanie licencji M365 – Pomagamy lepiej wykorzystać już posiadane licencje Microsoft 365, co pozwala maksymalizować zyski z wcześniejszych inwestycji.
3. 20 lat doświadczenia w biznesie – Nasze rozwiązania są sprawdzone i dostosowane do różnorodnych potrzeb biznesowych. Współpracując z nami, zyskujesz partnera, który rozumie specyfikę wielu branż.
4. Brak opłaty abonamentowej – Nie płacisz dodatkowych opłat za nasze usługi, co oznacza mniejsze koszty operacyjne.
5. Brak opłat za licencje – Nasze rozwiązania nie wiążą się z dodatkowymi kosztami za licencje, co przekłada się na realne oszczędności.

‍

Automatyczne opisywanie faktur kosztowych to technologia oparta na sztucznej inteligencji, która analizuje treść faktur i przypisuje je do odpowiednich kategorii kosztowych, np. marketingu, na podstawie zawartości dokumentu.

System analizuje treść faktury, szukając słów kluczowych i kontekstu, aby precyzyjnie przypisać wydatki do odpowiednich kategorii, takich jak marketing, operacje, administracja itp.

‍

• Oszczędność czasu i pracy manualnej,
• Zwiększenie dokładności w przyporządkowaniu kosztów,
• Efektywniejsza organizacja pracy,
• Redukcja błędów w kategoryzacji wydatków,
• Ułatwienie procesów raportowania i planowania budżetu.

‍

OCR (Optical Character Recognition) to technologia, która umożliwia odczytywanie tekstu z zeskanowanych dokumentów lub obrazów i zamianę go na dane cyfrowe.

‍

OCR odczytuje tekst z dokumentów, a sztuczna inteligencja (AI) analizuje go, wyodrębniając kluczowe informacje, takie jak dane osobowe, kwoty finansowe, czy warunki umowy.

‍

Technologia OCR i AI może być wykorzystywana do automatycznego przetwarzania różnych dokumentów, takich jak umowy, faktury, protokoły, zaświadczenia, certyfikaty, a nawet dokumenty prawne.

‍

• Oszczędność czasu – Automatyzacja pozwala na szybkie przetwarzanie dużej liczby dokumentów,
• Zmniejszenie ryzyka błędów – AI eliminuje błędy związane z ręcznym wprowadzaniem danych,‍
• Łatwiejsze zarządzanie dokumentami – Dokumenty są cyfrowo zarchiwizowane i łatwo dostępne.

‍

• Oszczędność czasu – łatwe wyszukiwanie i organizacja dokumentów.
• Redukcja kosztów – eliminacja papierowych archiwów i zmniejszenie kosztów druku.
• Zwiększone bezpieczeństwo – możliwość kontrolowania dostępu i śledzenia działań.
• Współpraca – ułatwia współdzielenie dokumentów i pracę zespołową w czasie rzeczywistym.

DMS jest szczególnie popularny w firmach prawniczych, finansowych oraz w instytucjach publicznych, gdzie zarządzanie dużą liczbą dokumentów i ich bezpieczeństwo mają kluczowe znaczenie.

Więcej w artykule na blogu.

‍

1. Przechowywanie dokumentów: 📁 Umożliwia centralne przechowywanie cyfrowych wersji dokumentów, co eliminuje potrzebę fizycznych archiwów.
2. Katalogowanie i organizowanie: 🏷️ Dokumenty są odpowiednio tagowane i porządkowane według kategorii, co ułatwia ich wyszukiwanie i zarządzanie.
3. Wyszukiwanie: 🔍 Umożliwia szybkie odnalezienie dokumentów na podstawie nazw, dat, kategorii czy metadanych.
4. Kontrola wersji: 🔄 Pozwala na śledzenie zmian w dokumentach, co umożliwia dostęp do starszych wersji plików i zarządzanie aktualizacjami.
5. Bezpieczeństwo i uprawnienia: 🔒 Systemy DMS umożliwiają definiowanie poziomów dostępu do dokumentów, co zabezpiecza dane przed nieuprawnionym dostępem.
6. Śledzenie zmian: 📝 Możliwość śledzenia, kto i kiedy wprowadził zmiany w dokumentach.
7. Zarządzanie przepływem pracy: ⚙️ Niektóre systemy DMS mają funkcje automatyzacji przepływów pracy (workflow), takie jak przesyłanie dokumentów do zatwierdzenia lub powiadamianie użytkowników o określonych wydarzeniach.
8. ‍

DMS, czyli System Zarządzania Dokumentami (ang. Document Management System), to oprogramowanie lub platforma służąca do zarządzania, przechowywania, organizowania oraz śledzenia dokumentów w formie cyfrowej w przedsiębiorstwach lub organizacjach. Taki system pozwala na efektywne zarządzanie dużą ilością dokumentów, zapewniając ich bezpieczeństwo oraz dostępność dla uprawnionych użytkowników.

☎️ telefonia stacjonarna → VoIP

📚 szkolenia pracowników → platforma e-learningowa

🚌 flota samochodowa/maszynowa → zaawansowana telematyka

💻 kosztowne utrzymanie serwerowni → wirtualizacja/kolokacja

☎️ telefoniczna obsługa klienta → VPBX, systemy call-center

Interesuje Cię któryś z tych obszarów? Skontaktuj się ze mną.

🚚 Logistyka – EDIFACT usprawnia wymianę dokumentów takich jak zamówienia transportowe, listy przewozowe i potwierdzenia dostawy, co pozwala na lepsze zarządzanie łańcuchem dostaw.

🌍 Handel międzynarodowy – Standard EDIFACT ułatwia wymianę faktur, zamówień, dokumentów celnych i potwierdzeń płatności, eliminując bariery związane z różnymi formatami danych w handlu międzynarodowym.

🏛 Administracja publiczna – EDIFACT jest wykorzystywany do bezpiecznej wymiany danych między agencjami rządowymi, firmami oraz międzynarodowymi organizacjami, co usprawnia procesy administracyjne, np. podatkowe i celne.

🏦 Sektor finansowy – Instytucje finansowe wykorzystują EDIFACT do przesyłania dokumentów związanych z płatnościami, faktoringiem i rozliczeniami międzybankowymi, co automatyzuje i przyspiesza transakcje finansowe.

🚜 Przemysł – Firmy produkcyjne mogą wymieniać dokumenty takie jak zamówienia na surowce, faktury czy specyfikacje techniczne, co usprawnia zarządzanie produkcją i dostawami.

🛠 Sektor usług – EDIFACT wspiera wymianę dokumentów związanych z obsługą serwisową, umowami, fakturami i zamówieniami na usługi, co pozwala firmom serwisowym na lepsze zarządzanie relacjami z klientami.

⏳ Oszczędność czasu – EDIFACT automatyzuje procesy wymiany dokumentów, eliminując ręczne wprowadzanie danych i wysyłkę papierowych dokumentów, co znacznie przyspiesza przepływ informacji.

✅ Mniej błędów – Dzięki elektronicznej wymianie danych zmniejsza się ryzyko błędów ludzkich, takich jak literówki czy pomyłki przy wprowadzaniu danych, co prowadzi do większej precyzji.

💼 Lepsza integracja z partnerami – EDIFACT to globalny standard, akceptowany przez firmy i organizacje na całym świecie, co ułatwia współpracę międzynarodową i wymianę dokumentów między różnymi systemami.

💸 Redukcja kosztów operacyjnych – Automatyzacja eliminuje koszty związane z drukowaniem, przesyłką pocztową oraz archiwizowaniem dokumentów papierowych, co prowadzi do znacznych oszczędności.

📂 Usprawnienie archiwizacji – Dokumenty w formacie EDIFACT są przechowywane elektronicznie, co ułatwia ich wyszukiwanie, przechowywanie i audyt, a także poprawia zgodność z przepisami dotyczącymi przechowywania danych.

📈 Zwiększenie efektywności – Automatyzacja procesów biznesowych pozwala firmom szybciej reagować na zmiany, poprawiając koordynację działań i elastyczność operacyjną.

EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) to międzynarodowy standard elektronicznej wymiany danych stworzony przez ONZ. Umożliwia firmom automatyzację i ujednolicenie wymiany dokumentów biznesowych, takich jak faktury, zamówienia czy potwierdzenia dostawy. Dzięki EDIFACT różne systemy komputerowe mogą komunikować się ze sobą w jednolitym formacie, co pozwala na szybszą, dokładniejszą i bardziej efektywną współpracę między partnerami biznesowymi na całym świecie.

❓ Czym jest OCR?

OCR (Optical Character Recognition) to technologia umożliwiająca automatyczne rozpoznawanie tekstu z obrazów lub plików PDF, która przekształca go w edytowalne dane.

Jakie dane z faktur zakupowych można odczytać za pomocą OCR?

📝 Nazwy towarów

🔢 Ilości i ceny jednostkowe

💲 Wartości netto i brutto

📅 Daty transakcji i terminy płatności

🔖 Numer faktury oraz dane dostawcy

Jakie są korzyści z użycia OCR w firmie?

⏳ Oszczędność czasu – Automatyczne przetwarzanie faktur zamiast ręcznego wprowadzania danych.

✅ Mniejsza liczba błędów – Wyeliminowanie ryzyka pomyłek ludzkich.

🚀 Szybszy obieg dokumentów – Dane są natychmiast dostępne w systemie.

🔄 Integracja z ERP – Łatwa współpraca z systemami zarządzania firmą.

📂 Łatwe archiwizowanie – Szybki dostęp do przetworzonych faktur.

Czy OCR działa na każdej fakturze?

OCR jest bardzo skuteczny, ale przy dokumentach o niskiej jakości skanu lub niestandardowym układzie może napotkać trudności. Wspierane jest to jednak przez AI, co zwiększa precyzję.

Czy OCR nadaje się dla małych firm?

📈 Tak! OCR jest skalowalne, więc sprawdza się zarówno w małych, jak i dużych firmach, pozwalając oszczędzać czas i automatyzować przetwarzanie dokumentów.

⏳ Oszczędność czasu – Automatyzacja eliminuje ręczne wprowadzanie danych.

✅ Mniej błędów – Zmniejsza ryzyko pomyłek ludzkich.

🗂 Lepsza organizacja – Dokumenty są automatycznie klasyfikowane.

🔒 Większe bezpieczeństwo – Lepsza ochrona danych.

🚀 Szybszy przepływ informacji – Dane są dostępne w czasie rzeczywistym.

🔄 Integracja z systemami – Łatwe połączenie z innymi narzędziami.

📈 Skalowalność – Rozwiązanie rośnie razem z firmą.

Integracje są możliwe z każdym systemem. W M365 niemamy ograniczeń. Najczęściej ograniczaniem są systemy, z którymi mamy się integrować.

Integrację możemy wykonywać za pomocą API, wymiany plikowej lub też możemy przygotować robota i nauczyć go klikać w Państwa system.

‍

Zautomatyzowana baza faktur to jedna z najczęściej wdrażanych przez nas aplikacji.

Jej podstawowe cechy to:

• OCR AI wspomagany sztuczną inteligencją OCR odczytujący wszystkie niezbędne dane z faktur,
• Możliwość przygotowania zatwierdzania faktur przez wskazane w konfiguracji osoby,
• Eksport przelewów do pliku,
• Udostępnianie dokumentów do księgowości,
• Dostęp zgodny z uprawnieniami,
• Wszystkie inne które wspólnie ustalimy 👍.

Sztuczna inteligencja w Twojej firmie może CI pomóc w:

• Odczytywaniu danych z faktur
• Odczytywaniu danych z innych dokumentów np. umów, protokołów, itp. Po odczytaniu dane mogą być zapisane w Twoich aplikacjach,
• Interpretować wystawiane przez Twoich klientów opinie i sugerować odpowiedzi.
• Czytać i kategoryzować emaile (np. przekierowywać automatycznie do działu finansów, obsług klienta itp.),
• Może być asystentem działającym na Twojej bazie wiedzy.

W działach administracji najczęściej przygotowujemy:

• Bazę umów z np. automatycznymi przypomnieniami o wygaszeniu umowy,
• Dziennik korespondencji przechodzącej z automatycznymi informacjami o odebraniu dokumentu przesyłanymi do adresata w firmie,
• Dziennik korespondencji wychodzącej,
• Automatyzacje dotyczące zatwierdzenia dokumentów np. procedur, czy ważnych ogłoszeń
• Przy dużych ilościach dokumentów możemy odczytywać ich treści ze wsparciem AI i podejmować określone działania.

W Microsoft 365 jest możliwość zautomatyzowania podpisu email. Przygotowujemy to za pomocą reguł Exchange.

Uwaga!

1. Stopka jest zawsze dodawana na końcu emaila.
2. Stopka jest dynamiczna, co oznacza, że jest jedna dla wszystkich pracowników, a imię i nazwisko nr tel. itp. pobierane są z katalogu użytkowników z Microsoft 365.
3. Nie ma możliwości wstawiania dynamicznie zdjęć pracowników.
4. Możemy wykluczyć niektóre adresy np. takie, które są używane w automatyzacjach czy aplikacjach.
5. Stopka i podpis są dodawanie niezależnie od urządzenia (telefon, komputer) czy programu.

Realizujemy projekty połączenia i wymiany danych pomiędzy różnymi systemami.
Najczęściej wykonujemy to poprzez API czyli połączenie automatyczne / programistyczne.
Jednak jeśli w Twoim systemie nie ma API możemy przygotować robota, który będzie klikał jak człowiek, a może nie jak człowiek ale jak inteligentna małpka (nie obrażając małpek).

Głównym  ograniczeniem budowania aplikacji jest w Microsoft365 jest:

1. Fantazja stron czyli zleceniodawcy i wykonawcy
2. Czas realizacji projektu
3. 💰 Budżet

W praktyce jednak czasem okazuje się, po analizie, że do niektórych procesów lepiej wziąć gotowa aplikacje i wspomóc ją automatyzacjami niż budować dedykowane rozwiązanie.

Sprawdź z nami jak będzie w Twoim przypadku i umów się na bezpłatną konsultację.

W przypadku niezadowolenia klienta z naszych usług jak najbardziej istnieje możliwość przejęcia opieki serwisowej przez inną firmę. To jedna z ważniejszych zalet budowania aplikacji w środowisku Microsoft 365.

TAK. W ramach naszych wdrożeń udostępniamy klientom możliwość korzystania z OCR dokumentów.

Jest to OCR wspomagany przez AI w związku z tym działa doskonale 🥸

Tak! W ramach automatyzacji mamy wiele możliwości korzystania z AI.

1. Możemy korzystać z wbudowanych mechanizmów w Microsoft 365
2. Możemy korzystać z Microsoft Copilot i w ten sposób budować aplikacje wspomagane sztuczną inteligencją.
3. Możemy korzystać z większości dostępnych na rynku modeli AI w naszych rozwiązaniach.

OCR ze sztuczną inteligencją

Poniżej kilka przykładów automatyzacji w dziale HR:

• Elektroniczna lista obecności,
• Automatyzacja wniosków urlopowych
• Automatyzacja wniosków urlopowych dla użytkowników bez konta w Microsoft 365 (czyli bez emaila). Obsługa przez SMS.
• Automatyzacja wniosków o pracę zdalną
• Automatyzacja poleceń wyjazdu służbowego

Bezpośredni koszt utrzymania automatyzacji w Microsoft 365 to koszt licencji BASIC czyli 5,60 EUR miesięcznie.

W sporadycznych przypadkach konieczne jest dokupienie dodatkowej licencji o wartości 14 EUR miesięcznie.

Płatne jest także wykorzystanie w aplikacjach AI.