Problemy, z jakimi zgłosił się klient:

• Rozproszone informacje o klientach,
• Brak systemu do przechowywania informacji o klientach,
• Czasochłonne umawianie (szukanie wspólnej daty) serwisów u klienta,
• Czasochłonne planowanie prac ekip montażowych,
• Brak narzędzia do uporządkowanego zbierania informacji o danych i potrzebach klienta,
• Brak narzędzia do wysyłania ankiet zadowolenia klienta.

Funkcjonowanie przed wdrożeniem automatyzacji

Ręczne połączenie różnych narzędzi. W tym np. kalendarza outlook, komunikacji, email, telefon. Informacje o kliencie trafiające na email i przepisywane do Excela.

Procesy do automatyzacji — wynik analizy

Po kilku spotkaniach analitycznych wypracowaliśmy listę procesów i sposób ich automatyzacji.

Wynikiem automatyzacji było:

• Przygotowanie bazy klientów,
• Dane do bazy wprowadzane są za pomocą formularza dostępnego dla klienta (samoobsługa),
• Przygotowanie strony rezerwacji terminów, połączonej z bazą klientów oraz ogólnofirmowym kalendarzem zarządzającym pracą zespołów instalatorskich,
• Przygotowanie automatyzacji przypominającej o konieczności wykonania serwisu klimatyzacji, wraz z informacją o zapisaniu się na ten serwis i kolejnych przypomnieniach jeśli klient się nie umówił,

Narzędzia

Klient działał w środowisku Microsoft 365. Poza kosztami wdrożenia nie było żadnych dodatkowych kosztów wynikających z zastosowanych narzędzi. Wszystkie niezbędne znajdowały się w pakiecie Microsoft 365.

Do wykonania automatyzacji wykorzystane zostały:

• Microsoft SharePoint,
• Microsoft Power Automate,
• Microsoft Booking,
• Microsoft Outlook,
• Microsoft Forms.

Czas wdrożenia

Od pierwszego spotkania do zakończenia prac minęło ok 2 miesięcy.

Wynik wdrożenia

Procesy klienta zostały przygotowane na obsługę znacznie większej skali prac bez konieczności zwiększania zasobów i kosztów obsługi backoffice.

Większość procesów niewymagających udziału pracowników została zautomatyzowana.

Dodatkowo zastosowana architektura i narzędzia dają możliwość dalszej rozbudowy zarówno automatyzacji jak i dodawania nowych procesów i działania firmy.

‍

Damian Mac współwłaściciel i CEO – D.B.G. Investment Sp. z o.o.

Od momentu, gdy zdecydowaliśmy się na współpracę z eraIT, nasza firma przeszła ogromną transformację.

Przed wdrożeniem ich rozwiązania borykaliśmy się z wieloma problemami, takimi jak rozproszone informacje o klientach, brak skutecznego systemu do przechowywania tych informacji oraz czasochłonne procesy planowania i komunikacji.

Dzięki eraIT wszystko się zmieniło. Teraz mamy zintegrowaną bazę klientów, automatyczne przypomnienia o serwisach i wiele innych funkcji, które znacznie usprawniły naszą pracę. Co więcej, cały proces wdrożenia był płynny i trwał zaledwie dwa miesiące. Jestem niezwykle zadowolony z rezultatów i z pewnością polecamy eraIT każdemu, kto chce zautomatyzować i usprawnić swoje procesy biznesowe.