Od ręcznego śledzenia do pełnej automatyzacji: Jak zbudować system automatycznych przypomnień o nieopłaconych fakturach w 30 minut

‍Ile czasu poświęcasz miesięcznie na sprawdzanie, które faktury są przeterminowane, i wysyłanie przypomnień do klientów? Dwie godziny? Może więcej? A co, gdybyś mógł zautomatyzować cały ten proces, używając tylko narzędzi, które już masz w Microsoft 365? W tym artykule pokażę, jak w zaledwie 30 minut stworzyć system, który będzie automatycznie monitował Twoich klientów o zaległych płatnościach – bez kodowania i specjalistycznej wiedzy technicznej.

Problem: kosztowne śledzenie płatności

Ręczne monitorowanie należności to jeden z tych procesów, które zajmują nieproporcjonalnie dużo czasu w stosunku do wartości, jaką przynoszą. Typowy proces wygląda tak:

1. Otwierasz system księgowy lub arkusz Excel
2. Sprawdzasz, które faktury przekroczyły termin płatności
3. Przygotowujesz indywidualne wiadomości email do klientów
4. Wysyłasz przypomnienia
5. Powtarzasz cały proces kilka dni później

Ten cykl generuje kilka istotnych problemów:

• Strata czasu – godziny, które mogłyby być poświęcone na rozwój biznesu
• Niespójność – czasem zapominasz sprawdzić, czasem brakuje Ci czasu
• Opóźniona reakcja – przypomnienia wysyłane są z opóźnieniem
• Brak skalowania – przy większej liczbie faktur proces staje się nie do opanowania

Rozwiązanie: system automatycznych przypomnień

Dobre wieści: możesz zbudować system, który wykona całą tę pracę za Ciebie, używając tylko narzędzi z pakietu Microsoft 365. Co więcej, zajmie Ci to zaledwie 30 minut i nie wymaga żadnej specjalistycznej wiedzy.

Oto co będzie Ci potrzebne:

• Microsoft 365 (standardowy pakiet biznesowy)
• Podstawowa znajomość Excela (na poziomie prostych formuł)
• 30 minut czasu

Krok 1: Planowanie procesu w Microsoft Whiteboard

Każdą automatyzację warto rozpocząć od uporządkowania procesu. Microsoft Whiteboard to świetne narzędzie, które pomoże Ci zwizualizować przepływ pracy:

1. Otwórz Microsoft Whiteboard z Twoich aplikacji Microsoft 365
2. Stwórz prosty diagram procesu:
   • Lista nieopłaconych faktur (źródło danych)
   • Kryteria wysyłki (kiedy wysyłamy przypomnienie)
   • Wysyłka powiadomienia (treść, format)

To prosty krok, ale niezwykle ważny – pozwala zrozumieć proces, zanim przystąpisz do automatyzacji.

Krok 2: Przygotowanie bazy faktur w Excelu

Teraz czas przygotować bazę danych, która będzie źródłem informacji dla naszego systemu:

1. Utwórz nowy arkusz Excel
2. Przygotuj tabelę z kolumnami:
   • Kontrahent
   • Numer faktury
   • Email
   • Wartość
   • Termin płatności
3. Dodaj kolumnę "Dziś" zawierającą formułę =DZIŚ()
4. Dodaj kolumnę "Opóźnienie" z formułą =termin_płatności - DZIŚ()
5. Dodaj kolumnę "Wysyłka" z formułą =JEŻELI(opóźnienie<-2;"TAK";"NIE")
6. Przekształć dane w tabelę (Wstawianie > Tabela)

Ta tabela automatycznie obliczy, które faktury są przeterminowane o więcej niż 2 dni, i oznaczy je do wysyłki przypomnienia.

Krok 3: Konfiguracja automatycznych powiadomień w Power Automate

Teraz czas na skonfigurowanie automatycznej wysyłki powiadomień:

1. Otwórz Power Automate z aplikacji Microsoft 365
2. Utwórz nowy przepływ ręczny (Instant cloud flow)
3. Dodaj akcję "Wyświetl listę wierszy w tabeli" (Excel Online)
   • Wybierz lokalizację pliku Excel
   • Wybierz nazwę arkusza i tabeli
4. Dodaj zaawansowany filtr: wysyłka eq 'TAK'
5. Dodaj akcję "Wyślij wiadomość email" (Outlook)
   • Dla każdego wiersza z tabeli Excel
   • Ustaw dynamiczny temat i treść, wykorzystując dane z tabeli
   • Możesz użyć wartości "numer faktury", "wartość" i "opóźnienie"

Krok 4: Testowanie i uruchomienie systemu

Ostatnim krokiem jest przetestowanie całego systemu:

1. Uruchom przepływ ręcznie, aby sprawdzić, czy działa poprawnie
2. Upewnij się, że wiadomości są wysyłane tylko dla faktur oznaczonych do wysyłki
3. Zweryfikuj treść wiadomości i dane w nich zawarte
4. Skonfiguruj automatyczne uruchamianie przepływu (np. codziennie o określonej godzinie)

Gotowe! Od teraz system będzie automatycznie przypominał klientom o nieopłaconych fakturach, bez Twojego udziału.

Korzyści z automatyzacji procesu

Zautomatyzowany system przypominania o fakturach przynosi szereg korzyści:

• Oszczędność czasu – system działa bez Twojego udziału
• Konsekwencja – przypomnienia są wysyłane regularnie, według ustalonych kryteriów
• Profesjonalizm – spójne, profesjonalne wiadomości
• Skalowalność – system radzi sobie z dowolną liczbą faktur
• Elastyczność – możesz łatwo dostosować kryteria i treść wiadomości

Dalsza rozbudowa systemu

Gdy podstawowy system już działa, możesz go rozbudować o dodatkowe funkcjonalności:

• Dodanie kolejnych przypomnień (np. po 7, 14, 30 dniach)
• Konfiguracja alertów SMS oprócz wiadomości email
• Automatyczne informowanie przełożonych o długotrwałych zaległościach
• Integracja z systemem księgowym zamiast Excela

Wideo tutorial: zrób to sam w 30 minut

Aby ułatwić Ci wdrożenie tego rozwiązania, przygotowałem szczegółowy tutorial wideo, który przeprowadzi Cię przez cały proces krok po kroku. Możesz go obejrzeć tutaj:

W tutorialu pokazuję każdy etap tworzenia systemu, od planowania procesu, przez przygotowanie bazy w Excelu, aż po konfigurację automatycznych powiadomień w Power Automate. Film możesz zatrzymywać w dowolnym momencie i wykonywać kroki razem ze mną.

Podsumowanie

Automatyzacja przypomnień o nieopłaconych fakturach to doskonały przykład, jak przy pomocy dostępnych narzędzi Microsoft 365 można znacząco usprawnić procesy biznesowe. Proces, który do tej pory zajmował godziny miesięcznie, teraz będzie wykonywany automatycznie, bez Twojego udziału.

Co najlepsze, podobną metodologię możesz zastosować do automatyzacji dziesiątek innych procesów w Twojej firmie – od raportowania, przez zarządzanie zapasami, aż po onboarding nowych pracowników.

A Ty, jakie procesy w swojej firmie chciałbyś zautomatyzować jako następne?