Nowoczesny HR w Microsoft 365: Jak zautomatyzować 10+ procesów HR bez dodatkowych inwestycji w systemy

Czy zastanawiałeś się kiedyś, ile czasu Twój zespół HR poświęca na zadania, które mogłyby być zautomatyzowane? Typowy dział kadr traci tygodniowo dziesiątki godzin na realizację powtarzalnych, manualnych czynności - od obsługi wniosków urlopowych, przez listy obecności, aż po przygotowanie raportów.

W tym artykule przedstawiamy naszą nową aplikację HR zbudowaną w Microsoft 365, która automatyzuje najważniejsze procesy kadrowe, uwalniając czas Twoich pracowników i redukując ryzyko błędów.

Typowe wyzwania działów HR

Na podstawie naszych rozmów z klientami zidentyfikowaliśmy najczęstsze problemy związane z procesami kadrowymi:

• Ręczne przetwarzanie wniosków urlopowych - od wypełnienia formularza, przez zatwierdzenie, aż po aktualizację dostępnego urlopu
• Czasochłonne listy obecności - zbierane na papierze lub w arkuszach Excel
• Pracownicy produkcji poza systemem - niemający dostępu do komputerów firmowych
• Nieaktualne dane o dostępnym urlopie - powodujące ciągłe zapytania do działu HR
• Manualne przekierowania maili i autoresponder - często zapominane podczas nieobecności

Te problemy nie tylko konsumują czas, ale również wprowadzają ryzyko błędów, opóźnień i frustracji - zarówno pracowników, jak i działu HR.

Nasza aplikacja HR w Microsoft 365

Stworzyliśmy aplikację HR, która działa w środowisku Microsoft 365, wykorzystując narzędzia, które prawdopodobnie już posiadasz. Oto jej główne funkcjonalności:

1. Zarządzanie wnioskami urlopowymi

Aplikacja umożliwia złożenie wniosku urlopowego w zaledwie 20 sekund - przez przeglądarkę, telefon lub Microsoft Teams:

• System automatycznie wypełnia dane pracownika na podstawie katalogu Microsoft 365
• Oblicza liczbę dni roboczych (z uwzględnieniem świąt)
• Generuje powiadomienie dla przełożonego
• Po zatwierdzeniu, informuje wnioskodawcę o pozostałym urlopie
• Umożliwia anulowanie wniosku w przypadku zmiany planów

Co istotne, pracownik nie musi pamiętać, ile dni urlopu wykorzystał - ta informacja jest automatycznie aktualizowana i dostępna w systemie.

2. Elektroniczna lista obecności

Zamiast papierowych list lub arkuszy Excel, pracownicy otrzymują codzienne powiadomienie w Teams z prostym pytaniem o formę pracy danego dnia:

• Praca w biurze
• Praca zdalna
• Urlop (jeśli został wcześniej zatwierdzony, informacja jest automatycznie pobierana)
• Zwolnienie lekarskie

Odpowiedź zajmuje dosłownie kilka sekund, a dane trafiają bezpośrednio do systemu, skąd automatycznie generowane są raporty.

3. Obsługa pracowników produkcji przez SMS

To, co wyróżnia naszą aplikację, to możliwość włączenia do systemu pracowników bez dostępu do komputerów firmowych:

• Mogą składać wnioski urlopowe przez dedykowany kiosk lub formularz
• Otrzymują powiadomienia SMS o statusie wniosku
• Dostają informację o pozostałym urlopie przez SMS

Dzięki temu wszyscy pracownicy funkcjonują w jednym systemie, eliminując konieczność równoległego prowadzenia dokumentacji papierowej.

4. Automatyczne powiadomienia

System automatycznie monitoruje i wysyła powiadomienia o:

• Zbliżających się terminach badań lekarskich
• Wygasających szkoleniach BHP
• Kończących się okresach próbnych
• Statusie wniosków urlopowych

Te informacje trafiają zarówno do działu HR, jak i do przełożonych, zapobiegając przegapieniu ważnych terminów.

5. Usprawnienia komunikacji podczas nieobecności

Gdy pracownik jest na urlopie, aplikacja automatycznie:

• Ustawia przekierowanie maili na osobę zastępującą
• Konfiguruje autoresponder z datą powrotu
• Aktualizuje status w Teams
• Odznacza pracownika na liście obecności

Te działania eliminują ryzyko przeoczenia ważnych wiadomości podczas nieobecności.

6. Integracja z Power BI i automatyczne raportowanie

Wszystkie dane gromadzone w aplikacji mogą być automatycznie:

• Eksportowane do Excel w formie gotowych raportów
• Prezentowane w dashboardach Power BI
• Filtrowane według działów, stanowisk czy lokalizacji

Dzięki temu dział HR oraz zarząd mają stały dostęp do aktualnych danych bez konieczności ręcznego przygotowywania raportów.

Dostępność i elastyczność

Nasza aplikacja HR jest dostępna:

• Przez przeglądarkę internetową (wersja desktop)
• Na urządzeniach mobilnych (wersja responsywna)
• W Microsoft Teams (jako zintegrowana aplikacja)

Wszystkie funkcjonalności działają na wszystkich platformach, co zapewnia płynne korzystanie z systemu niezależnie od lokalizacji pracownika.

System uprawnień

Aplikacja posiada zróżnicowany system uprawnień:

• Pracownik - widzi tylko swoje wnioski urlopowe i swoją listę obecności
• Przełożony - widzi wnioski i obecność swoich podwładnych
• Dział HR - ma pełny dostęp do wszystkich danych i funkcji administracyjnych

Dzięki temu każda osoba ma dostęp dokładnie do tych informacji, których potrzebuje.

Główne korzyści wdrożenia

Wdrożenie naszej aplikacji HR w Microsoft 365 przynosi szereg wymiernych korzyści:

• Oszczędność czasu - automatyzacja eliminuje ręczne wprowadzanie danych i przetwarzanie dokumentów
• Eliminacja błędów - system automatycznie przelicza dni urlopu i pilnuje zgodności z kalendarzem
• Przejrzystość procesów - wszystkie wnioski i ich status są widoczne w jednym miejscu
• Włączenie pracowników produkcji - dzięki SMS-om i kioskom wszyscy pracownicy są w systemie
• Lepsza komunikacja - automatyczne powiadomienia o ważnych terminach i zdarzeniach
• Aktualne dane zarządcze - raporty i dashboardy dostępne zawsze, gdy są potrzebne

Jak działa wdrożenie?

Typowy proces wdrożenia naszej aplikacji HR obejmuje:

1. Analiza potrzeb - identyfikacja specyficznych wymagań Twojej organizacji
2. Konfiguracja aplikacji - dostosowanie do procesów w Twojej firmie
3. Integracja z katalogiem Microsoft 365 - automatyczne pobieranie danych pracowników
4. Testy i poprawki - weryfikacja wszystkich funkcji
5. Szkolenia dla użytkowników - przygotowanie pracowników do korzystania z aplikacji
6. Start produkcyjny i wsparcie - bieżąca pomoc po uruchomieniu

Co istotne, wdrożenie nie wymaga zatrzymywania obecnych procesów - nowy system działa równolegle, aż do pełnego przejścia.

Najczęściej zadawane pytania

Czy potrzebujemy dodatkowych licencji Microsoft 365?

‍Nie, aplikacja działa w ramach standardowych licencji Microsoft 365, które prawdopodobnie już posiadasz. Wykorzystujemy głównie SharePoint, Power Apps i Power Automate, które są częścią większości pakietów biznesowych Microsoft 365.

Czy można dostosować aplikację do naszych procesów?

‍Tak, każde wdrożenie rozpoczynamy od analizy procesów w Twojej firmie. Możemy dostosować przepływy pracy, formularze i powiadomienia do Twoich specyficznych potrzeb.

Czy aplikacja będzie działać z naszym systemem kadrowo-płacowym?

‍W większości przypadków tak. Nasza aplikacja może integrować się z popularnymi systemami kadrowo-płacowymi poprzez API lub eksport/import danych, jeśli system to umożliwia.

Co z ochroną danych osobowych?

‍Aplikacja działa w ramach Twojej własnej instancji Microsoft 365, co oznacza, że dane pozostają w Twoim środowisku. Microsoft 365 zapewnia zgodność z RODO i innymi wymogami prawnymi dotyczącymi ochrony danych.

Zobacz, jak to działa w praktyce

Przygotowaliśmy szczegółową prezentację wideo pokazującą wszystkie funkcje naszej aplikacji HR w praktyce.

‍

Wolisz słuchać? Możesz też posłuchać o naszej aplikacji HR w formie podcastu na Spotify.

Zacznij oszczędzać czas już dziś

Chcesz dowiedzieć się, ile czasu możesz zaoszczędzić w swoim dziale HR? Umów się na bezpłatną konsultację, podczas której:

• Przeanalizujemy Twoje obecne procesy HR
• Przedstawimy, jak mogą wyglądać po automatyzacji
• Zaproponujemy plan wdrożenia dopasowany do Twoich potrzeb
• Oszacujemy potencjalne oszczędności czasu i kosztów