Automatyzacja Wniosków Urlopowych: Wydajność i Wygoda dla Firmy i Pracowników

W dzisiejszym tempie życia biznesowego, gdzie każda minuta jest cenna, niezwykle istotne jest wykorzystanie technologii w celu usprawnienia procesów w firmie. Jednym z obszarów, który może skorzystać z automatyzacji, jest zarządzanie urlopami pracowniczymi. Tradycyjne metody zbierania i przetwarzania wniosków urlopowych mogą być czasochłonne, uciążliwe i narażone na błędy. Dlatego właśnie, w dzisiejszym wpisie, omówimy korzyści automatyzacji wniosków urlopowych zarówno dla właścicieli firm, jak i pracowników działów HR.

Dlaczego Automatyzacja Wniosków Urlopowych jest Kluczowa?

1. Oszczędność czasu: Tradycyjne metody zgłaszania urlopów mogą wymagać kilku kroków, włącznie z drukowaniem i podpisywaniem dokumentów, a następnie przekazywaniem ich do odpowiedniego działu w firmie. Automatyzacja eliminuje ten proces, pozwalając pracownikom składać wnioski online, a system automatycznie przekazuje je do zatwierdzenia.
2. Redukcja błędów: Ręczne przetwarzanie wniosków urlopowych zwiększa ryzyko popełnienia błędów, takich jak pomyłki w liczbie dni urlopowych, błędne daty czy zgubienie dokumentów. Automatyzacja minimalizuje te ryzyka poprzez jednolite i skonfigurowane z góry procesy.
3. Transparentność: Dzięki systemowi automatycznemu zarządzanie urlopami staje się transparentne zarówno dla pracowników, jak i dla działu HR. Pracownicy mogą śledzić status swoich wniosków, a pracownicy HR mają pełen wgląd w harmonogram urlopów w firmie.
4. Zwiększenie produktywności: Eliminacja zbędnego papierkowego procesu pozwala pracownikom i działowi HR skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, co przekłada się na wzrost produktywności całej firmy.

Korzyści dla Właścicieli Firm:

• Oszczędność kosztów: Automatyzacja procesu urlopów może przyczynić się do obniżenia kosztów administracyjnych związanych z ręcznym przetwarzaniem dokumentów.
• Zarządzanie zasobami: System automatyczny pozwala właścicielom firm lepiej zarządzać dostępnymi zasobami ludzkimi, minimalizując ryzyko konfliktów związanych z urlopami pracowniczymi.
• Zachowanie zadowolenia pracowników: Skuteczne zarządzanie urlopami poprzez automatyzację może przyczynić się do zwiększenia zadowolenia pracowników, którzy docenią wygodę i efektywność procesu.

Korzyści dla Działu HR:

• Skrócenie czasu odpowiedzi: Dział HR może szybciej reagować na wnioski urlopowe, dzięki czemu pracownicy otrzymują szybką informację o zatwierdzeniu lub odrzuceniu wniosku.
• Łatwiejsze planowanie zasobów ludzkich: Dział HR może łatwiej planować harmonogramy pracy i zastępstw, mając pełny wgląd w dostępność pracowników.
• Śledzenie statystyk: Automatyzacja umożliwia łatwe generowanie raportów i analiz dotyczących urlopów, co ułatwia śledzenie trendów i podejmowanie strategicznych decyzji.

Podsumowanie: Automatyzacja wniosków urlopowych to nie tylko narzędzie usprawniające codzienne operacje firmy, ale także sposób na zwiększenie wydajności, poprawę satysfakcji pracowników oraz lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi. Dla właścicieli firm i działu HR inwestycja w tę technologię może przynieść znaczące korzyści zarówno krótko- jak i długoterminowe. Dlatego warto rozważyć wprowadzenie automatyzacji wniosków urlopowych jako kluczowego elementu strategii zarządzania personelem w firmie.

Sprawdź kurs automatyzacji wniosków urlopowych. Dzięki niemu zautomatyzujesz wniosku urlopowe samodzielnie.

Jak może wyglądać proces automatyzacji wniosków urlopowych?

Oto przykładowy proces:

1. Pracownik składa wniosek w MS Forms lub Power Apps

Pracownik wypełnia formularz wniosku urlopowego za pomocą aplikacji stworzonej w Power Apps lub MS Forms. W formularzu wybiera daty urlopu, typ urlopu oraz ewentualnie wprowadza krótkie uzasadnienie. W przypadku korzystania z Power Apps, aplikacja może automatycznie sprawdzić w bazie danych dostępne dni urlopowe pracownika. Formularz jest dostosowany do indywidualnych potrzeb firmy i może być łatwo dostępny na różnych urządzeniach.

2. Automat pobiera przełożonego dla powyższego pracownika – Power Automate

W Microsoft 365 można skonfigurować dla każdego z pracowników przełożonego. Dzięki takiej konfiguracji pracownik składający wniosek nie musi wybierać swojego przełożonego tylko zrobi to za niego automat.

3. Przełożony Akceptuje (lub nie) wniosek urlopowy na Teams lub przez Email

Zgłoszenie urlopu jest automatycznie przesyłane do przełożonego za pomocą Power Automate. Przełożony otrzymuje powiadomienie w MS Teams i ma możliwość akceptacji wniosku bezpośrednio w aplikacji. Po zaakceptowaniu, pracownik otrzymuje natychmiastowe potwierdzenie decyzji przełożonego.

4. Baza Wniosków jest tworzona automatycznie w SharePoint

Opis: Po zaakceptowaniu wniosku, dane są automatycznie przechowywane w bazie danych na SharePoint. Dzięki temu możliwe jest łatwe zarządzanie i archiwizacja zgłoszeń. Dane są widoczne jedynie dla osób uprawnionych, gdzie dział HR ma dostęp do wszystkich wniosków, a menedżerowie widzą tylko zgłoszenia swoich pracowników. Sam pracownik ma natomiast dostęp jedynie do swoich własnych wniosków.

5. Analiza Wniosków przez Dział HR odbywa się za pomocą zautomatyzowanego Excela lub PowerBI

Dział HR ma dostęp do dashboardu w Power BI lub Excel, gdzie w czasie rzeczywistym mogą analizować i wizualizować dane dotyczące zgłoszeń urlopowych wszystkich pracowników.

6. Eksport danych do systemu kadrowego.

Istnieje możliwość przygotowania eksportu danych do Excela lub innego formatu plikowego. Takie rozwiązanie może zautomatyzować wprowadzanie wniosków do Twojego systemu kadrowego. To kolejne oszczędności i udogodnienia automatyzacji wniosków urlopowych.

Sprawdź, ile kosztuje wdrożenie Automatycznych Wniosków urlopowych w Twojej firmie.

7. Kalendarz urlopów. Kalendarz tworzony jest automatycznie i możesz w nim sprawdzić, kiedy każdy z pracowników jest na urlopie.

Chcesz dowiedzieć się więcej lub zobaczyć, jak wygląda proces na żywo zapraszam do kontaktu.

‍