Automatyzacja w firmie: kiedy warto, a kiedy lepiej odpuścić?

Zanim zaczniesz automatyzować

Pierwszym krokiem nie jest wybór narzędzi czy technologii. To zadanie sobie podstawowego pytania: czy ten proces jest w ogóle potrzebny?

Wykorzystaj metodę "5 x dlaczego":

• Zadaj pytanie "dlaczego wykonujemy ten proces?"
• Na każdą odpowiedź zadaj kolejne "dlaczego?"
• Powtórz 5 razy

Często przy czwartym czy piątym "dlaczego" odkrywasz, że:

• Proces można całkowicie wyeliminować
• Powinien być realizowany w innym miejscu
• Wymaga prostego usprawnienia, a nie automatyzacji

Alternatywy dla automatyzacji

Automatyzacja nie zawsze jest optymalnym rozwiązaniem. Oto inne opcje:

1. Outsourcing - szczególnie efektywny przy:
   • Zadaniach wymagających dużo pracy manualnej
   • Procesach trudnych do zautomatyzowania
   • Potrzebie szybkiego skalowania
2. Wdrożenie gotowego systemu - sprawdza się gdy:
   • Problem jest powszechny w branży
   • Istnieją sprawdzone rozwiązania
   • Potrzebujemy kompleksowego podejścia
3. Optymalizacja procesu - warto rozważyć:
   • Uproszczenie kroków
   • Zmianę kolejności działań
   • Eliminację zbędnych elementów

Jak przygotować się do automatyzacji?

Jeśli zdecydujesz się na automatyzację, pamiętaj o złotej zasadzie: nie automatyzuj chaosu. Oto kluczowe kroki przygotowawcze:

1. Opisz proces
   • Zidentyfikuj wszystkie kroki
   • Określ punkty początkowe i końcowe
   • Nazwij uczestników procesu
2. Wyznacz właściciela
   • Kto odpowiada za proces?
   • Kto podejmuje kluczowe decyzje?
   • Kto będzie nadzorował automatyzację?
3. Przeanalizuj narzędzia
   • Jakich systemów obecnie używasz?
   • Czy potrzebna będzie integracja?
   • Czy AI może usprawnić proces?

Największa pułapka automatyzacji

Najczęstszym błędem jest próba zmiany procesu i narzędzi jednocześnie. To jak remont domu podczas przeprowadzki - brzmi jak oszczędność czasu, ale kończy się podwójnym chaosem.

Zamiast tego:

1. Najpierw uporządkuj i optymalizuj proces
2. Dopiero potem wprowadzaj automatyzację