Automatyczne Opisywanie Faktur Kosztowych dzięki Sztucznej Inteligencji

Współczesne przedsiębiorstwa, zmagające się z coraz większą liczbą faktur kosztowych, stają przed wyzwaniem optymalizacji procesów finansowych. Ręczne przetwarzanie i kategoryzacja faktur to zadania czasochłonne, narażone na błędy oraz trudne do skalowania. Z pomocą przychodzi automatyzacja wspierana przez sztuczną inteligencję (AI), która pozwala na automatyczne opisywanie faktur na podstawie ich treści. Dzięki temu firmy mogą zaoszczędzić czas, zmniejszyć liczbę błędów i usprawnić zarządzanie kosztami.

W artykule wyjaśnimy, jak działa ten proces, jakie korzyści niesie oraz jakie narzędzia – w tym z pakietu Microsoft 365 – wspierają automatyzację faktur kosztowych.

Jak działa automatyczne opisywanie faktur kosztowych?

Automatyczne opisywanie faktur kosztowych z użyciem sztucznej inteligencji opiera się na analizie treści faktury i przypisywaniu odpowiednich kategorii kosztowych. Algorytmy AI przetwarzają zawartość dokumentu, identyfikując kluczowe informacje, takie jak:

• Opis usług lub produktów,
• Kwoty i waluty,
• Dane dostawcy,
• Data wystawienia i termin płatności.

Algorytmy AI są w stanie rozpoznawać wzorce oraz kontekst, co oznacza, że system "uczy się" na podstawie analizy poprzednich faktur i jest w stanie poprawnie klasyfikować coraz bardziej złożone dokumenty. Przykładowo, jeśli faktura dotyczy usług reklamowych, system automatycznie przypisze ją do kategorii marketingowej bez konieczności interwencji ze strony człowieka.

‍

Korzyści automatycznego opisywania faktur kosztowych

1. Oszczędność czasu – System automatyzacji może przetworzyć fakturę w ciągu kilku sekund, co pozwala firmom znacząco skrócić czas poświęcany na manualne przyporządkowywanie kosztów.
2. Minimalizacja błędów – AI działa z dużą dokładnością, eliminując błędy, które mogą wynikać z ręcznego przetwarzania faktur.
3. Skalowalność – Automatyczne opisywanie kosztów pozwala firmom radzić sobie z rosnącą liczbą faktur bez potrzeby zwiększania zasobów kadrowych.
4. Przejrzystość i kontrola – Szybka kategoryzacja faktur pozwala firmom na lepsze monitorowanie wydatków i poprawia zgodność z przepisami, co jest kluczowe przy audytach.

Wykorzystanie narzędzi Microsoft 365 w automatyzacji faktur kosztowych

Microsoft 365 oferuje szereg narzędzi, które wspierają automatyzację procesów finansowych, w tym opisywanie faktur. Dzięki zaawansowanym funkcjom sztucznej inteligencji oraz integracji z innymi aplikacjami, systemy te mogą efektywnie współpracować z narzędziami do zarządzania finansami.

1. Microsoft Power Automate

Power Automate to narzędzie służące do automatyzacji przepływów pracy, które może być wykorzystane do tworzenia skryptów automatycznie przetwarzających faktury kosztowe. Dzięki Power Automate, możliwe jest:

• Automatyczne pobieranie faktur z różnych źródeł (np. skrzynek mailowych, folderów OneDrive, SharePoint),
• Przekształcanie dokumentów PDF na dane strukturalne, gotowe do przetwarzania przez inne aplikacje,
• Integracja z narzędziami księgowymi i systemami ERP w celu przypisywania odpowiednich kategorii kosztowych.

Power Automate może być zintegrowany z innymi aplikacjami w Microsoft 365 oraz zewnętrznymi platformami, co pozwala na pełną automatyzację procesu obiegu faktur w firmie.

2. Microsoft AI Builder

AI Builder to funkcja w Power Platform, która umożliwia tworzenie modeli sztucznej inteligencji bez konieczności pisania kodu. Dzięki AI Builder, firmy mogą tworzyć modele AI do:

• Odczytywania danych z faktur (np. rozpoznawanie tekstu z faktur skanowanych i PDF),
• Przypisywania faktur do kategorii kosztowych na podstawie analizy tekstu i rozpoznanych wzorców,
• Rozpoznawania powtarzalnych typów kosztów i klasyfikacji ich zgodnie z ustalonymi zasadami.

AI Builder pozwala na personalizację modeli w zależności od specyfiki branży i firmy, co sprawia, że narzędzie staje się bardziej precyzyjne w przypisywaniu kategorii.

3. Microsoft SharePoint

SharePoint w Microsoft 365 jest doskonałą platformą do zarządzania dokumentami i współpracy zespołowej. W kontekście automatyzacji faktur kosztowych SharePoint może pełnić funkcję centralnego repozytorium faktur, umożliwiając:

• Automatyczne skanowanie faktur i ich archiwizację w uporządkowany sposób,
• Udostępnianie dokumentów między działami (np. finansowym, księgowym, prawnym),
• Tworzenie przepływów pracy (workflow) związanych z zatwierdzaniem, przetwarzaniem i monitorowaniem faktur.

Dzięki integracji z Power Automate, SharePoint może służyć jako punkt początkowy dla całego procesu automatyzacji faktur, z szybkim dostępem do danych w jednym miejscu.

4. Microsoft Excel

Excel, choć jest narzędziem znanym głównie z arkuszy kalkulacyjnych, zyskał nowe funkcje dzięki Power Query i sztucznej inteligencji. Dzięki integracji z AI, Excel może być wykorzystywany do:

• Analizy danych z faktur w czasie rzeczywistym,
• Automatycznego przypisywania kategorii kosztowych na podstawie zdefiniowanych reguł i algorytmów,
• Tworzenia raportów i prognoz finansowych, które pomagają w monitorowaniu wydatków i optymalizacji budżetów.

Excel stanowi także doskonałe narzędzie do analizy danych, które już zostały przetworzone przez sztuczną inteligencję i inne narzędzia automatyzacyjne.

Podsumowanie

Automatyczne opisywanie faktur kosztowych przy użyciu sztucznej inteligencji i narzędzi z pakietu Microsoft 365 to rewolucyjne rozwiązanie, które pozwala firmom na uproszczenie i optymalizację procesów finansowych. Dzięki takim narzędziom jak Power Automate, AI Builder i SharePoint, firmy mogą nie tylko zaoszczędzić czas, ale także poprawić jakość zarządzania kosztami i zwiększyć efektywność działania. Wprowadzenie automatyzacji faktur to krok w stronę przyszłości, który każda firma powinna rozważyć w ramach swojej cyfrowej transformacji.

‍