5 kluczowych procesów w firmie, które warto zautomatyzować już dziś

‍Czas oszczędzać! Poznaj 5 procesów, które zautomatyzowane mogą uwolnić dziesiątki godzin pracy Twoich pracowników miesięcznie.

Automatyzacja to nie tylko modny trend - to konkretne oszczędności czasu i pieniędzy. Wybrałem dla Ciebie 5 procesów, które w niemal każdej firmie można skutecznie zautomatyzować, uwalniając potencjał zespołu do bardziej twórczych zadań.

1. Baza faktur kosztowych (lub elektroniczny obieg dokumentów)

Dla mniejszych firm polecam wdrożenie bazy faktur kosztowych, a dla większych - pełen elektroniczny obieg dokumentów. Co zyskujesz?

• Koniec z ręcznym przepisywaniem danych - OCR odczytuje dane z faktur automatycznie ze skutecznością 99%
• Oszczędność czasu - nie musisz szukać dokumentów w segregatorach na koniec miesiąca
• Natychmiastowy dostęp do dokumentów - wyszukiwanie faktury po nazwie dostawcy lub treści zajmuje sekundy
• Automatyczne przypomnienia - system powiadomi o terminach płatności i brakujących dokumentach
• Pełną kontrolę kosztów - wszystkie faktury w jednym miejscu to łatwe raportowanie i analiza wydatków

W 2025 roku prowadzenie dokumentacji papierowej to niepotrzebny koszt i obciążenie. Zautomatyzowane rozwiązanie pozwala kategoryzować koszty i generować raporty w Excel lub Power BI bez zbędnego nakładu pracy.

2. Baza umów i dokumentów

Druga automatyzacja, którą warto wdrożyć, to elektroniczna baza umów i innych ważnych dokumentów. Można w niej przechowywać różne rodzaje dokumentów - umowy, polisy, zamówienia czy akty notarialne.

Co daje Ci taka baza?

• Automatyczne odczytywanie danych - sztuczna inteligencja wyciąga kluczowe parametry z umów
• System przypomnień - aplikacja powiadomi o wygaśnięciu umowy lub możliwości renegocjacji
• Błyskawiczne wyszukiwanie - dostęp do dokumentów przez aplikację mobilną lub przeglądarkę
• Porządek w dokumentach - wszystkie umowy i aneksy w jednym miejscu
• Łatwe udostępnianie - dokumenty można udostępniać cyfrowo bez konieczności wyjmowania ich z segregatorów

Baza umów daje Ci pełną kontrolę nad dokumentacją - żadna umowa nie wygaśnie bez Twojej wiedzy, a każdy dokument jest łatwo dostępny dla uprawnionych osób.

3. Elektroniczny dziennik korespondencji

W każdej większej firmie prowadzenie dziennika korespondencji jest obowiązkowe. Elektroniczna wersja tego narzędzia to:

• Porządek w dokumentacji - wszystkie pisma przychodzące i wychodzące w jednym systemie
• Przyspieszenie obiegu dokumentów - szybkie przekazywanie spraw do właściwych osób
• Koniec z zagubionymi dokumentami - wszystko w cyfrowej bazie
• Automatyczne przypomnienia - system pilnuje terminów odpowiedzi
• Pełna wiedza o sprawach - łatwe powiązanie dokumentów przychodzących z wychodzącymi

Elektroniczny obieg korespondencji znacząco przyspiesza obsługę dokumentów, szczególnie gdy firma działa w kilku lokalizacjach.

4. Proces inwentaryzacji

Zbliża się koniec roku? Inwentaryzacja nie musi być koszmarem! Zautomatyzowany proces może wyglądać tak:

• Skanowanie kodów kreskowych - terminalem przenośnym lub laptopem z czytnikiem
• Eliminacja błędów - brak ręcznego wpisywania danych
• Przyspieszenie procesu - kilkukrotnie szybsze liczenie
• Możliwość wielokrotnego liczenia - czas zaoszczędzony na skanowaniu można wykorzystać na dokładność
• Automatyczne porównanie - system zestawia wyniki spisu z danymi w systemie
• Organizacja pracy komisji - przypisanie zespołów do konkretnych lokalizacji w magazynie
• Gotowe raporty - automatycznie generowane z podziałem na komisje, produkty i lokalizacje

Taka automatyzacja nie tylko oszczędza czas, ale poprawia rzetelność całego procesu. Jako właściciel lub manager możesz też wykorzystać to narzędzie do częstszego sprawdzania stanów magazynowych, np. przed szczytowymi okresami sprzedaży.

5. Automatyczne notatki ze spotkań

Absolutnym hitem ostatniego roku jest dla mnie automatyzacja tworzenia notatek ze spotkań. Korzystam z aplikacji Fireflies, która:

• Nagrywa spotkania - nie tracisz żadnych informacji
• Tworzy transkrypcję - pełen zapis rozmowy
• Generuje podsumowania - wyciąga najważniejsze wnioski
• Tworzy listy zadań - wyodrębnione z rozmowy
• Automatyzuje zadania - możliwość integracji z systemami do zarządzania zadaniami

Dodatkowo, analizuję swoje spotkania sprzedażowe z pomocą AI, co pozwala mi lepiej przygotować się do kolejnych rozmów z klientami. To narzędzie nie wymaga niemal żadnego czasu, a daje niesamowite rezultaty.

Podsumowanie korzyści z automatyzacji

Wszystkie opisane rozwiązania mają wspólne cechy - dostarczają wymiernych korzyści:

• Oszczędność czasu pracowników
• Oszczędność pieniędzy firmy
• Wyższa jakość danych
• Łatwiejszy dostęp do informacji
• Automatyczne raportowanie
• Wykorzystanie potencjału sztucznej inteligencji

W erze AI możliwe jest nie tylko przechowywanie dokumentów, ale automatyczne przetwarzanie ich zawartości - odczytywanie danych z faktur, umów czy zamówień i wykorzystywanie ich w systemach firmowych.

Zastanawiasz się, który proces warto zautomatyzować w Twojej firmie? Napisz w komentarzu pod filmem lub skontaktuj się bezpośrednio z nami!