Microsoft Viva Engage - komunikacja i intranet w firmie

‍

Cześć, tu Marcin Karwowski z eraIT. Na tym kanale pokazuję, w jaki sposób korzystać z narzędzi Microsoft 365, aby usprawniały pracę Twoją i Twojej firmy. Dzisiaj wracam do tematu komunikacji wewnątrz firmy, intranetu, czyli takich firmowych social mediów. Pokażę, jak można to zrealizować na przykładzie aplikacji Viva Engage. Ale dość tego wstępu, zapraszam do części merytorycznej.

Do aplikacji Viva Engage musisz zalogować się, tak jak zawsze, na office.com, następnie kliknąć na kropki. W moim przypadku właśnie Engage jest widoczny tutaj. Jeżeli w Twoim przypadku go nie ma, klikasz "więcej aplikacji", klikasz "wszystkie aplikacje". No i tu klikasz i wchodzisz właśnie do Engage.

Po kliknięciu tutaj w Communities, widzisz wszystkie zespoły, które są w Twojej firmie dostępne, które są w Twojej firmie widoczne, albo te, do których masz w ogóle przyznany dostęp, ale o tym za chwilę.

Generalne funkcjonalności Engage to możliwość tworzenia grup tematycznych, grup w rozumieniu zespołów, grup w rozumieniu grup projektowych, działów firmowych. Jakkolwiek wymyślisz sobie stworzenie grupy, właśnie taką będziesz mógł stworzyć. W wielu firmach na przykład funkcjonują grupy na Teamsie czy to na innym kanale dotyczące zamawiania jedzenia. Być może to temat zabawny, ale właśnie taka grupa może być na Engage przygotowana.

Możesz zarządzać prywatnością tej grupy, za chwilę to pokażę. Możesz moderować treść, to również będzie za chwilę widoczne. Ale w każdej grupie masz system do komunikacji, masz możliwość udostępniania postów, komentarzy, udostępniania plików, przygotowywania ankiet oraz oznaczania tam osób i hashtagów, ale także przyznawania, powiedzmy, takich w cudzysłowie nagród, osiągnięć, które w Twoim zespole, w Twoim projekcie mają miejsce.

No i jak to teraz wszystko wygląda w praktyce? Przechodzę do aplikacji Engage, klikam Create New, Create New Community i tworzę nową społeczność. Nazywam ją w jakiś tam sposób, ja ją nazwę "YouTube".

Warto wpisywać tutaj opis społeczności, którą tworzysz, tak żeby nowe osoby, które będą dołączały, mogły przeczytać, mogły zobaczyć, co to za społeczność i stwierdzić, że potrzebują w niej być, że chcą w niej być, albo że w niej być nie potrzebują. I właśnie opis będzie taką rolę pełnił.

W sekcji Members możesz dodać osoby, które mają w tej społeczności od razu, od samego początku już brać udział, a tutaj w sekcji Settings, ustawienia, możesz wybrać, czy będzie to grupa publiczna, czy prywatna. Tak jak powiedziałem, publiczne grupy są to grupy, do których każdy może dołączyć, z których każdy może wyjść, ale przede wszystkim nie ma w nich informacji tajnych. I o tym musisz pamiętać, żeby te grupy tworzyć w taki sposób, aby one zabezpieczały interesy Twojej firmy, interesy i security, jeśli chodzi o dostęp do danych.

W grupie prywatnej administrator czy też moderator musi zatwierdzić osobę, która chce do takiej grupy dołączyć, no i to daje wyższy poziom bezpieczeństwa. Czyli na przykład, jeżeli to będzie grupa projektowa, szef projektu będzie zatwierdzał wszystkie osoby, które mają dostęp do takiej grupy.

To kolejne ustawienie daje możliwość wyboru domyślnego sposobu komunikacji, czy będzie dyskusja, czy pytanie. No i ostatnie ustawienie daje możliwość przenoszenia dyskusji pomiędzy grupami. Czyli jeżeli w jakiejś grupie, na przykład na forum całej firmy wywiąże się jakaś dyskusja, którą chcesz przenieść do jakiegoś zespołu, aby tam ją dalej kontynuować, no to właśnie ta ostatnia możliwość, ostatni ten checkbox daje taką funkcjonalność.

Po kliknięciu Create i po chwili oczekiwania, krótkiej chwili, tworzy się nam społeczność, którą będziemy dalej budowali. Tutaj, tak jak widzisz, możesz dodać okładkę tego, czyli to jest podobne tak jak, nie wiem, w Facebooku chociażby, to główne zdjęcie, czy na LinkedInie również można to zdjęcie tutaj dodać.

Info, o którym wcześniej wspominałem, można dodać opis tej grupy. Kliknę Zapisz i mam opis zrobiony. I zobacz, jak on teraz tutaj będzie wyglądał. Jest opis grupy. Tu mogę przypiąć jakieś ważne dla tej grupy pliki, ważne dla tej grupy informacje, one tutaj przypięte mogą być. Wtedy każdy, kto do niej dołączy, niezależnie od tego, kiedy do niej dołączy, będzie miał te informacje, najważniejsze informacje tu przypięte.

Jak się na tym pracuje? Przejdę przez te wszystkie opcje tak w skrócie, żebyś wiedział czy wiedziała, jak z tego korzystać, o co tutaj chodzi. No a pierwsza ikona to dodanie do ulubionych. Klikasz i tu już widzisz, że w ulubionych jest ten kanał. Dalej możesz skopiować link do tej społeczności, tak żeby komuś go wysłać, żeby się podzielić tą społecznością i podzielić treścią, która w tej społeczności jest.

Tu w opcjach masz te same opcje, w zasadzie w większości te same opcje, które były w czasie tworzenia tej grupy. Jeszcze raz: czy to jest prywatna, czy publiczna, kto ma możliwość dodawania postów, czy jest to jakoś ograniczone, czy jest to otwarta możliwość, czy ma być dostępna sekcja dotycząca plików, jak mamy publikować, czy dyskusja, czy pytanie. Te w większości informacje, które były wcześniej. Ja jeszcze raz klikam Zapisz i wrócę do mojej społeczności.

Tutaj możesz zmutować, czyli wyłączyć tak naprawdę w swoim feedzie, żeby nie widzieć tych postów, które się tutaj pojawiają. Za chwilę pokażę Ci, gdzie jest też ten feed taki zbiorczy, w którym pojawiają się nowe komunikaty.

Tutaj możesz zasubskrybować poprzez email, czyli wszystkie informacje, które się tutaj pojawią, będziesz dostawać na maila. To też jest wygodna dosyć opcja. Tutaj możesz wyłączyć tą komunikację jakby dla całej sieci, wyłączyć publikowanie tych informacji dla całej, dla całej społeczności.

A tu jest też ciekawa opcja. Po kliknięciu tego znaczka, to, no tak jak jest, powiedzmy, na Twitterze czy na Instagramie, to jest konto oficjalne. Tu można nadawać takie oficjalne, tak że to jest oficjalny kanał firmowy, całej firmy czy fragmentu firmy. Właśnie w taki sposób można oznaczać te oficjalne kanały.

No i teraz, co ja tutaj mogę, co ja tutaj mogę zrobić? Co ja mogę tutaj opublikować? Po kliknięciu, tak jak zauważyliście, w opcję publikowania, mogę tutaj wpisać jakiś post, mogę wpisać tutaj jakiś post, mogę też dodać osoby do tego postu, kilka osób. No nie będę mówił o tych wszystkich opcjach edycji, bo to jest zupełnie nieistotne.

Natomiast mam do wyboru, tak jak mówiłem wcześniej, czy to jest dyskusja i otwieram w ten sposób dyskusję, mogę zadać pytanie i otworzyć dyskusję w postaci pytania, mogę, tak jak mówiłem wcześniej, gratulacje wysłać. I w ten sposób pokazać osobom, że doceniam ich pracę, doceniam ich zaangażowanie. No mogę też wysłać ankietę. Tak jak widzisz, tu ankieta jest również możliwa do wysłania.

Ja stworzę ankietę, nie będę tutaj przez te wszystkie opcje przechodził i publikował. Zachęcam Cię przede wszystkim do sprawdzenia, jak to działa w praktyce w Twojej firmie, w Twojej społeczności. Zrób sobie społeczność na dwie, trzy osoby i w ten sposób zobacz, jakie tu są możliwości.

No i mogę zagłosować, polubić to głosowanie i skomentować to głosowanie, a także udostępnić je gdzieś, gdzieś dalej w firmie. Tu widzę też, że ja zostałem oznaczony w ten sposób. No i tu proste narzędzia do komunikacji.

Najważniejszy w tym przypadku jest pomysł, co chcecie publikować, komu chcecie publikować i w jaki sposób zorganizować tą komunikację, bo narzędzie, tak jak widzicie, jest bardzo proste i znane z mediów społecznościowych, więc nikt nie powinien mieć trudności, aby się tu odnaleźć.

Dodatkowo ważną informacją jest to, że oprócz możliwości działania przez przeglądarkę, możesz zainstalować sobie aplikację na telefon właśnie z Engage, możesz zainstalować aplikację na komputer. Więc masz wszystkie możliwości, żeby łatwo korzystać z tych społeczności.

Tutaj po wejściu w Inbox widzisz też, że ktoś, czyli w tym przypadku ja, opublikowałem ankietę i zostałem tu oznaczony. Mogę wysłać prywatną wiadomość do kogoś, mam tutaj wszystkie nieodczytane swoje wiadomości. Więc bardzo podobna skrzynka i bardzo podobne ustawienia do tych, które znamy wszyscy z mediów społecznościowych.

A teraz zapraszam Cię na kilka słów podsumowania. Przede wszystkim główne funkcjonalności, główne potrzeby, jakie możesz zaadresować tym narzędziem, to tworzenie społeczności, tworzenie społeczności rozumianych jako grupy, grupy w firmie, zespoły w firmie, jako działy w firmie, ale też jako zespoły projektowe, ponad działowe.

I do czego to można wykorzystać? Do komunikacji za pomocą postów, udostępnianych plików, ankiet i nagród, które można właśnie w ten sposób, i uznania, które można w ten sposób przekazywać swoim pracownikom.

Główne biznesowe zastosowania tej aplikacji to przede wszystkim komunikacja wewnętrzna rozumiana jako ogłoszenia firmowe, dzielenie się sukcesami, właśnie celebrowanie sukcesów, integracja pracowników.

I co ważne, co ważne w każdym tego typu narzędziu, czy wykorzystasz do tego Microsoft SharePoint, czy wykorzystasz do tego właśnie Engage - nowy pracownik, który dołącza dopiero do firmy, może prześledzić tą komunikację, zobaczyć co się działo. Więc to jest super narzędzie do tego, aby wdrażać szybciej pracowników i aby mogli zobaczyć szerszy kontekst działania Twojej firmy.

W Engage możesz budować również bazę wiedzy, dokumentację, najlepsze praktyki. Te pliki, które można tam gdzieś wrzucać, nad plikami można dalej dyskutować za pomocą tych narzędzi do dyskusji i można budować fajną społeczność.

No i praca nad projektami. Wszyscy, którzy pracujemy projektowo, wiemy jak wiele komunikacji jest w projektach, jak wiele różnych drobnych, ważnych albo mniej ważnych ogłoszeń w tych projektach jest. Więc to jest super narzędzie do właśnie komunikowania się w projekcie, do dyskusji projektowych.

Można to również wykorzystać, to narzędzie, do szybkiej wymiany informacji, no bo pamiętasz, tak jak mówiłem przed chwilą, możesz korzystać przez przeglądarkę, przez aplikację na telefonie, wszystkie urządzenia i wszystkie chwyty dozwolone.

To tyle w telegraficznym skrócie, jeśli chodzi o Microsoft Engage. Ja zachęcam Cię do tego, żeby wybrać jakiekolwiek narzędzie do komunikacji wewnętrznej, bo czy będą to ogłoszenia na SharePoincie, czy będzie to Engage, to na pewno pomoże Twojej firmie, Twoim pracownikom w wymianie informacji i w wymianie wiedzy, która w Twojej firmie funkcjonuje.

Więc jakiekolwiek to narzędzie nie będzie, po prostu wybierz je, wdrażaj. Chętnie pomożemy we wdrożeniu, chętnie przeszkolimy Twoich pracowników, w jaki sposób z tego korzystać, a być może ten film wystarczy im, aby z tym poradzić. Więc udostępniajcie, lajkujcie, jeśli wam się podobało, no i cóż, zapraszam do kolejnego filmu. Dziękuję serdecznie.

Marcin Karwowski, cześć.