1. Działy Obsługi Klienta
- Branże: Handel, e-commerce, usługi, telekomunikacja.
- Potrzeby: Usystematyzowanie procesu rozpatrywania reklamacji, przechowywanie całej komunikacji z klientem i dostawcami w jednym miejscu, ułatwienie przejmowania spraw reklamacyjnych przez pracowników.
2. Menedżerowie i Kierownicy Zespołów
- Branże: Produkcja, logistyka, usługi finansowe.
- Potrzeby: Monitorowanie i optymalizacja procesów reklamacyjnych, kontrola nad realizacją poszczególnych etapów reklamacji, analiza efektywności zespołów.
3. Firmy Produkcyjne i Dystrybucyjne
- Branże: Produkcja, logistyka, FMCG.
- Potrzeby: Zarządzanie reklamacjami na dużą skalę, współpraca z dostawcami i przewoźnikami, integracja z procesami logistycznymi.
4. Działy Jakości
- Branże: Przemysł, motoryzacja, elektronika.
- Potrzeby: Ścisła kontrola nad procesami reklamacyjnymi, przechowywanie dokumentacji dotyczącej jakości produktów, współpraca z dostawcami i klientami w zakresie rozpatrywania reklamacji.
5. Instytucje Finansowe i Ubezpieczeniowe
- Branże: Bankowość, ubezpieczenia.
- Potrzeby: Zautomatyzowanie procesów reklamacyjnych, dokumentowanie i monitorowanie reklamacji klientów, zgodność z przepisami i regulacjami dotyczącymi obsługi klienta.
1. Usystematyzowanie Procesu Reklamacyjnego
- Problem: Chaotyczny i niespójny proces rozpatrywania reklamacji może prowadzić do opóźnień i niezadowolenia klientów.
- Rozwiązanie: Usystematyzowanie procesu rozpatrywania reklamacji zapewnia, że każda reklamacja jest obsługiwana zgodnie z ustalonymi procedurami, co poprawia efektywność i zadowolenie klientów.
2. Przechowywanie i Śledzenie Komunikacji
- Problem: Trudności w śledzeniu komunikacji dotyczącej reklamacji, co utrudnia zarządzanie sprawami i koordynację działań.
- Rozwiązanie: Zapisywanie całej komunikacji (zarówno z klientem, jak i stronami trzecimi, np. przewoźnikami) w jednej sprawie, co umożliwia łatwe śledzenie i zarządzanie wszystkimi aspektami reklamacji.
3. Zabezpieczenie Danych
- Problem: Ryzyko przypadkowego usunięcia ważnych danych reklamacyjnych, co może prowadzić do problemów z rozpatrywaniem reklamacji.
- Rozwiązanie: Brak możliwości usuwania danych gwarantuje, że wszystkie informacje dotyczące reklamacji są bezpiecznie przechowywane i dostępne w każdej chwili.
4. Łatwość Przejmowania Spraw Reklamacyjnych
- Problem: Przekazywanie spraw reklamacyjnych między pracownikami może być trudne, zwłaszcza w przypadku zastępstw lub rotacji personelu.
- Rozwiązanie: Ułatwienie przejmowania spraw reklamacyjnych przez pracowników zapewnia, że każda sprawa może być szybko przejęta i kontynuowana bez utraty kluczowych informacji.
5. Mierzenie Czasu Realizacji Procesu Reklamacyjnego
- Problem: Brak narzędzi do monitorowania i analizowania czasu realizacji reklamacji może prowadzić do opóźnień i braku efektywności.
- Rozwiązanie: Mierzenie czasu realizacji poszczególnych etapów procesu reklamacyjnego umożliwia dokładną analizę i optymalizację procesów, co przekłada się na szybszą i bardziej efektywną obsługę reklamacji.
1. Automatyzacja Procesu Reklamacyjnego
- 📝 Automatyczne tworzenie zadań reklamacyjnych – Tworzenie zadań na podstawie formularza lub wiadomości email, co usprawnia proces zarządzania reklamacjami.
- ☎️ Możliwość dodawania reklamacji bezpośrednio przez obsługę – Na podstawie rozmowy telefonicznej, co pozwala na szybkie reagowanie na zgłoszenia klientów.
- 🤖 Możliwość dodania reklamacji na podstawie rozmowy z chatbotem – Zautomatyzowane przyjmowanie reklamacji poprzez AI.
2. Zarządzanie i Śledzenie Reklamacji
- 🎯 100% kontroli procesu dzięki statusowaniu zadań reklamacyjnych – Każdy etap reklamacji jest monitorowany, co zapewnia pełną kontrolę nad procesem.
- 👥 Przypisywanie operatora do sprawy reklamacyjnej – Możliwość przypisania odpowiedzialności za reklamację do konkretnej osoby.
- 📧 Możliwość prowadzenia komunikacji email z klientem i innymi firmami – Bezpośrednio z panelu reklamacyjnego, co ułatwia zarządzanie całą komunikacją w jednym miejscu.
- 📝 Możliwość tworzenia notatek do reklamacji – Notatki pomagają w dokumentowaniu ważnych informacji dotyczących reklamacji.
3. Zarządzanie Czasem i Dokumentacją
- ⏰ Automatyczne ustawienia wymaganych dat załatwienia sprawy – System automatycznie przypomina o kluczowych terminach w procesie reklamacyjnym.
- 📅 Przypomnienia o ważnych datach w sprawie reklamacyjnej – Dzięki nim żaden termin nie zostanie pominięty.
- 📂 Przechowywanie załączników, zdjęć, protokołów i innych ważnych dokumentów – Wszystko w jednej sprawie, co ułatwia zarządzanie dokumentacją.
- 🛡️ Blokada usuwania danych – Chroni przed przypadkowym lub nieautoryzowanym usunięciem informacji.
4. Usprawnienie Pracy Zespołu
- 🔄 Łatwe przejmowanie spraw reklamacyjnych przez operatorów – Dzięki zgromadzeniu całej komunikacji i notatek w jednej sprawie, co ułatwia zastępstwa i rotacje w zespole.
- ❌ BRAK konieczności korzystania z Outlook lub innego klienta poczty – Wszystkie operacje odbywają się w aplikacji do reklamacji, co usprawnia pracę i organizację zadań.
5. Raportowanie i Analiza
- 📊 Możliwość generowania automatycznych raportów do Excel – Dane można aktualizować jednym przyciskiem, co upraszcza raportowanie.
- 📈 Możliwość raportowania przez Power BI – Zaawansowana analiza danych dotyczących reklamacji.
- ⏳ Możliwość mierzenia czasu rozpatrywania reklamacji – Analiza czasu potrzebnego na realizację reklamacji i innych parametrów.
- 📊 Możliwość badania efektywności pracowników obsługujących reklamacje – Pomaga monitorować i poprawiać wydajność zespołu.
6. Bezpieczeństwo i Zgodność z Przepisami
- 🛡️ Zapisywanie całej historii edycji – Wszystkie zmiany są rejestrowane, co zapewnia pełną transparentność i możliwość audytu.
- ❌ Brak możliwości usuwania danych – Zapewnia integralność danych i zgodność z regulacjami dotyczącymi przechowywania informacji.
- 📲 Powiadomienia SMS dla klienta w sprawie reklamacji – Informowanie klienta na bieżąco o statusie jego reklamacji.
7. Oszczędność Kosztów
- 💸 BRAK kosztów eksploatacji – Cała aplikacja działa w ramach Twojej instalacji Microsoft 365, co eliminuje dodatkowe opłaty.
