1. Duże Organizacje
W dużych firmach, gdzie przepływ dokumentów finansowych jest intensywny i złożony, zarządzanie kosztami oraz dokumentacją może być wyzwaniem. Aplikacja umożliwia centralizację informacji o kosztach, co jest kluczowe dla utrzymania przejrzystości finansowej. Automatyzacja odczytywania danych z faktur oraz procesów zatwierdzania dokumentów pozwala na znaczne zredukowanie błędów i przyspieszenie operacji finansowych.
2. Działy Finansowe i Księgowość
Działy finansowe i księgowe w większych firmach często muszą radzić sobie z dużą liczbą faktur i dokumentów kosztowych. Aplikacja wspiera je poprzez automatyczne odbieranie emaili z fakturami oraz OCR do odczytywania danych z faktur, co znacząco przyspiesza proces wprowadzania danych do systemu. Możliwość generowania raportów kosztowych i analiz przez PowerBI oraz Excel umożliwia szybką ocenę stanu finansowego firmy i optymalizację wydatków.
3. Zarządzanie i Kontrola Kosztów
W firmach o rozbudowanej strukturze organizacyjnej, zarządzanie kosztami na poziomie działów lub projektów może być trudne. Aplikacja oferuje mechanizm zatwierdzania faktur oraz możliwość przypisania kosztów do projektów, MPK lub centrów przychodowych, co pozwala na precyzyjną alokację kosztów i lepsze zarządzanie budżetem. Wielopoziomowe zatwierdzanie kosztów zapewnia, że każda decyzja finansowa jest przemyślana i zatwierdzona przez odpowiednie osoby na każdym szczeblu organizacji.
4. Bezpieczeństwo i Zgodność z Przepisami
W dużych firmach, gdzie operuje się na setkach, a nawet tysiącach dokumentów, kluczowe jest zapewnienie bezpieczeństwa danych i zgodności z przepisami. Aplikacja umożliwia ustawianie uprawnień do konkretnych dokumentów lub grup dokumentów, co zapewnia kontrolę nad tym, kto ma dostęp do wrażliwych informacji. Blokada usuwania danych oraz zapisywanie całej historii edycji chronią przed nieautoryzowanymi zmianami i umożliwiają audyt.
5. Procesy Zapotrzebowania na Koszty
W dużych firmach często występuje potrzeba wcześniejszego planowania i zatwierdzania wydatków. Aplikacja wspiera ten proces poprzez możliwość składania zapotrzebowań na koszty przez pracowników, które następnie są procesowane zgodnie z ustalonymi zasadami zatwierdzania. To rozwiązanie zapewnia, że wszystkie wydatki są wcześniej zaplanowane i kontrolowane, co zmniejsza ryzyko niepotrzebnych lub nieuzasadnionych wydatków.
1. Centralizacja Informacji o Kosztach
- Problem: Rozproszenie informacji o kosztach w różnych systemach i miejscach utrudnia kontrolę finansów oraz podejmowanie decyzji.
- Rozwiązanie: Centralizacja informacji o kosztach 📊 w jednym miejscu zapewnia pełny i natychmiastowy dostęp do wszystkich danych kosztowych, co ułatwia monitorowanie wydatków i zarządzanie budżetem.
2. Szybki Dostęp do Dokumentów
- Problem: Ręczne przeszukiwanie dokumentów i faktur jest czasochłonne i może prowadzić do opóźnień w procesach finansowych.
- Rozwiązanie: Szybki dostęp do bazy dokumentów 📂 dzięki cyfryzacji i centralizacji danych pozwala na szybkie odnalezienie i przetwarzanie dokumentów, co przyspiesza operacje finansowe.
3. Automatyzacja Procesów
- Problem: Ręczne przetwarzanie faktur i dokumentów kosztowych jest podatne na błędy i wymaga dużo czasu.
- Rozwiązanie: Automatyzacja odczytywania informacji z dokumentów 📄 za pomocą OCR wspomaganego AI oraz automatyczne przekazywanie dokumentów do księgowości 🚀 minimalizuje błędy i oszczędza czas, zwiększając efektywność operacyjną.
4. Zarządzanie i Kontrola Zatwierdzania Kosztów
- Problem: Trudności w śledzeniu i kontrolowaniu procesu zatwierdzania kosztów mogą prowadzić do nieefektywności i niepotrzebnych wydatków.
- Rozwiązanie: Automatyzacja procesu zatwierdzania kosztów ✅ zapewnia, że każda faktura jest przetwarzana zgodnie z ustalonymi procedurami, co poprawia kontrolę nad wydatkami i zapobiega nieautoryzowanym kosztom.
5. Zaawansowane Raportowanie i Analiza
- Problem: Ręczne tworzenie raportów kosztowych jest czasochłonne i może prowadzić do błędów, co utrudnia analizę finansową.
- Rozwiązanie: Automatyzacja raportowania kosztów 📊 w Excelu i PowerBI umożliwia szybkie generowanie dokładnych raportów i przeprowadzanie zaawansowanych analiz, co wspiera podejmowanie lepszych decyzji biznesowych.
6. Bezpieczeństwo i Zgodność z Regulacjami
- Problem: Ryzyko nieautoryzowanego dostępu do dokumentów finansowych oraz brak śledzenia zmian mogą prowadzić do problemów z bezpieczeństwem i zgodnością z przepisami.
- Rozwiązanie: Bezpieczne przechowywanie danych w chmurze ☁️ oraz możliwość ustawiania uprawnień 👮 do dokumentów zapewniają kontrolę dostępu i bezpieczeństwo danych, a blokada usuwania danych oraz zapisywanie całej historii edycji 📝 umożliwiają pełny audyt i zgodność z regulacjami.
7. Obsługa Procesu Zapotrzebowania na Koszty
- Problem: Trudności w zarządzaniu zapotrzebowaniami na wydatki mogą prowadzić do nieplanowanych lub niepotrzebnych kosztów.
- Rozwiązanie: Automatyzacja procesu zapotrzebowania na koszty 🛒 pozwala na wcześniejsze planowanie i kontrolowanie wydatków, co zmniejsza ryzyko niepotrzebnych kosztów i poprawia zarządzanie finansami.
1. Automatyzacja Odczytywania i Przekazywania Dokumentów
- 📧 Automatyczne odbieranie emaili z fakturami w załączniku – Ułatwia zbieranie faktur od kontrahentów bez potrzeby ręcznego pobierania dokumentów.
- 🤖 OCR – Automatyczne odczytywanie danych z faktur wspomagane przez AI – Szybkie i dokładne przetwarzanie danych z faktur (funkcjonalność płatna, 50 gr za stronę).
- 🧑💼 Automatyczne dodawanie kontrahentów do bazy – Nowi kontrahenci są automatycznie dodawani do systemu przy każdej nowej fakturze.
- 🔄 Automatyczne przekazywanie dokumentów do księgowości – Faktury są automatycznie przesyłane do działu księgowości po zatwierdzeniu.
2. Zarządzanie i Zatwierdzanie Kosztów
- ✅ Mechanizm zatwierdzania faktur – Automatyczne zapisanie i wyeksportowanie dokumentów do księgowości po ich zatwierdzeniu.
- 💶 Rozpoznawanie faktur nieopłaconych i generowanie pliku MT-940 – Możliwość generowania pliku do zaimportowania w systemie bankowym.
- ⁉️ Oznaczanie kategorii kosztów na fakturach – Umożliwia generowanie raportów według kategorii kosztów.
- ✏️ Możliwość przypisania kosztów do projektów i centrów przychodowych – Ułatwia zarządzanie budżetem projektów i analizę różnych kanałów sprzedaży.
- 👮 Wielopoziomowe zatwierdzanie kosztów – Możliwość tworzenia procesów zatwierdzania przez kierowników, dyrektorów i prezesów.
3. Raportowanie i Analiza
- 📊 Generowanie automatycznych raportów w Excel – Jednym kliknięciem możesz zaktualizować i przeglądać raporty kosztów.
- 📈 Możliwość generowania raportów przez PowerBI – Zaawansowana analiza finansowa na podstawie zgromadzonych danych.
- 💾 Eksport danych do plików: Excel, CSV itp. – Ułatwia przenoszenie i zarządzanie danymi w innych narzędziach.
4. Bezpieczeństwo i Kontrola Dostępu
- 🛡️ Bezpieczne przechowywanie danych w chmurze – Gwarancja bezpieczeństwa i dostępności danych w każdym momencie.
- 🚨 Wykrywanie duplikatów dokumentów – Automatyczne wykrywanie powielonych faktur, aby uniknąć błędów.
- 👮 Możliwość ustawiania uprawnień do dokumentów – Kontrola dostępu do wrażliwych informacji, aby zapewnić bezpieczeństwo danych.
- 📃 Automatyczne sprawdzanie nr rachunków na białej liście – Weryfikacja zgodności numerów rachunków z oficjalnymi rejestrami.
- ⛔ Blokada usuwania danych – Zapewnia integralność danych i pełny audyt.
5. Obsługa Procesów Zapotrzebowania na Koszty
- 🛒 Automatyzacja procesu zapotrzebowania na koszty – Pracownicy mogą składać zapotrzebowania na wydatki, które są zatwierdzane według ustalonych procedur.
- 📄 Powiązanie faktur z wcześniejszymi zapotrzebowaniami – Automatyczne zatwierdzenie faktur, jeśli ich wartość nie przekracza wcześniej zatwierdzonych zapotrzebowań.
