1. Firmy Wielooddziałowe i Korporacje
- Branże: Bankowość, ubezpieczenia, logistyka, produkcja.
- Potrzeby: Centralizacja korespondencji i dokumentacji w firmach działających w wielu lokalizacjach, uproszczenie przepływu dokumentów między oddziałami, eliminacja problemu ginących dokumentów.
2. Działy Prawne i Administracyjne
- Branże: Wszystkie branże, w których istotne jest zarządzanie umowami i dokumentami prawnymi.
- Potrzeby: Cyfryzacja procesu analizy i przygotowania umów, zabezpieczenie dokumentów przed utratą, kontrola nad dostępem do wrażliwych danych.
3. Małe i Średnie Przedsiębiorstwa (MŚP)
- Branże: Usługi, handel, edukacja, zdrowie.
- Potrzeby: Uproszczenie zarządzania dokumentacją, centralizacja korespondencji, ochrona danych przed utratą.
4. Instytucje Publiczne i Organizacje Non-Profit
- Branże: Administracja publiczna, edukacja, zdrowie, organizacje charytatywne.
- Potrzeby: Bezpieczne przechowywanie i zarządzanie korespondencją oraz dokumentacją, zgodność z regulacjami prawnymi dotyczącymi przechowywania danych.
5. Działy IT i Technologiczne
- Branże: Technologia, zarządzanie danymi, usługi IT.
- Potrzeby: Zabezpieczenie dokumentów przed utratą, kontrola dostępu do danych, automatyzacja procesów związanych z rejestrowaniem i zarządzaniem dokumentacją.
6. Firmy Audytorskie i Doradcze
- Branże: Audyt, consulting, doradztwo prawne.
- Potrzeby: Precyzyjne zarządzanie dokumentami klientów, ochrona dokumentacji przed nieautoryzowanym dostępem, centralizacja i łatwy dostęp do dokumentów z różnych lokalizacji.
1. Rozproszenie Dokumentacji
- Problem: Dokumenty są rozproszone w różnych miejscach, co utrudnia ich odnalezienie i zwiększa ryzyko zagubienia ważnych dokumentów.
- Rozwiązanie: Utworzenie centralnej bazy korespondencji pozwala gromadzić wszystkie dokumenty w jednym miejscu, co zapewnia łatwy dostęp i minimalizuje ryzyko ich zgubienia.
2. Utrudniony Przepływ Korespondencji
- Problem: Ręczne przekazywanie dokumentów między działami jest czasochłonne i podatne na błędy, co opóźnia procesy biznesowe.
- Rozwiązanie: Automatyczne rejestrowanie dokumentów i elektroniczne przekazywanie korespondencji usprawnia przepływ dokumentów i eliminuje opóźnienia związane z ręcznym zarządzaniem korespondencją.
3. Trudności w Zarządzaniu Umowami
- Problem: Trudność w śledzeniu i zarządzaniu umowami może prowadzić do ich zagubienia lub nieautoryzowanych zmian, co negatywnie wpływa na procesy biznesowe.
- Rozwiązanie: Cyfryzacja procesu analizy i przygotowania umów oraz zapobieganie gubieniu umów zapewnia lepszą kontrolę nad dokumentacją prawną i jej bezpieczeństwo.
4. Niskie Bezpieczeństwo Danych
- Problem: Dokumenty są podatne na utratę lub nieautoryzowany dostęp, co stanowi ryzyko dla bezpieczeństwa danych.
- Rozwiązanie: Zabezpieczenie danych przed utratą oraz możliwość ustawienia uprawnień do odczytu i zapisu chroni dokumenty przed nieautoryzowanymi zmianami i zapewnia pełną kontrolę nad dostępem do danych.
5. Czasochłonne i Kosztowne Raportowanie
- Problem: Ręczne tworzenie raportów jest czasochłonne i może generować dodatkowe koszty związane z oprogramowaniem raportującym.
- Rozwiązanie: Automatyczne generowanie raportów w Excelu lub PowerBI pozwala szybko i bez dodatkowych kosztów analizować dane, co oszczędza czas i zasoby firmy.
6. Trudności w Zarządzaniu Fizycznym Przechowywaniem Dokumentów
- Problem: Brak systematycznego zarządzania fizycznymi dokumentami prowadzi do trudności w ich lokalizacji i dostępie, co może opóźniać procesy biznesowe.
- Rozwiązanie: Rejestracja fizycznego miejsca przechowywania dokumentów umożliwia łatwe lokalizowanie dokumentów i szybki dostęp do nich, co usprawnia zarządzanie zarówno dokumentami elektronicznymi, jak i papierowymi.
1. Rejestrowanie i Przechowywanie Dokumentów
- 📥 Rejestrowanie dokumentów przychodzących oraz wychodzących z firmy.
- 📧 Automatyczne rejestrowanie dokumentów, np. poprzez odebranie emaila lub pobranie dokumentów ze wspólnego folderu.
- 🗂️ Rejestracja fizycznego miejsca przechowywania dokumentu, co ułatwia zarządzanie zarówno dokumentami elektronicznymi, jak i papierowymi.
2. Bezpieczeństwo i Kontrola Danych
- 🔐 Możliwość ustawienia uprawnień do odczytu i zapisu, co zapewnia kontrolę nad dostępem do dokumentów.
- 🚫 Blokada usuwania danych chroni przed nieautoryzowanym usunięciem ważnych informacji.
- 📝 Zapisywanie całej historii edycji, co umożliwia śledzenie wszystkich zmian w dokumentach.
3. Udostępnianie i Przepływ Informacji
- 🔄 Możliwość udostępnienia poszczególnych wpisów lub całej bazy dokumentów, co ułatwia współpracę między działami i oddziałami.
- 🌐 Elektroniczne przekazywanie korespondencji usprawnia przepływ dokumentów i minimalizuje ryzyko opóźnień.
4. Raportowanie i Analiza
- 📊 Możliwość generowania automatycznych raportów w Excelu (jednym przyciskiem aktualizujesz dane w raporcie).
- 📈 Możliwość generowania raportów w PowerBI dla zaawansowanej analizy danych.
5. Koszty i Przechowywanie Danych
- ☁️ Dane są przechowywane w Twoim koncie Microsoft 365, co zapewnia ich bezpieczeństwo i dostępność.
- 💸 BRAK opłat eksploatacyjnych, co oznacza brak dodatkowych kosztów związanych z użytkowaniem aplikacji.
