1. Działy Prawne i Administracyjne
- Branże: Wszystkie branże, gdzie zarządzanie umowami jest kluczowe, takie jak prawo, finanse, nieruchomości.
- Potrzeby: Centralizacja informacji o umowach, uproszczenie dostępu do danych dla prawników i administratorów, zapobieganie zagubieniu dokumentów.
2. Firmy Handlowe i Dystrybucyjne
- Branże: Handel, dystrybucja, e-commerce.
- Potrzeby: Zarządzanie umowami handlowymi, monitorowanie warunków handlowych i terminów ważności umów.
3. Korporacje i Duże Organizacje
- Branże: Przemysł, finanse, technologie.
- Potrzeby: Centralizacja umów w firmie o złożonej strukturze, zapewnienie bezpiecznego dostępu do dokumentów dla różnych działów, zgodność z wewnętrznymi procedurami.
4. Małe i Średnie Przedsiębiorstwa (MŚP)
- Branże: Usługi, produkcja, konsulting.
- Potrzeby: Przejrzyste zarządzanie umowami, uproszczenie procesów administracyjnych, brak dodatkowych kosztów związanych z zarządzaniem dokumentacją.
5. Instytucje Publiczne i Organizacje Non-Profit
- Branże: Edukacja, administracja publiczna, organizacje charytatywne.
- Potrzeby: Przejrzystość i bezpieczeństwo w zarządzaniu umowami, możliwość monitorowania kluczowych dat, zgodność z regulacjami prawnymi.
1. Centralizacja i Organizacja Umów
- Problem: Trudności w zarządzaniu umowami w rozproszonych systemach lub różnych lokalizacjach, co prowadzi do zagubienia dokumentów i braku spójności.
- Rozwiązanie: Centralizuje informację o umowach 📂, zapewniając jedno miejsce do przechowywania wszystkich umów, co ułatwia zarządzanie i szybki dostęp do dokumentacji.
2. Uproszczenie Dostępu do Danych
- Problem: Utrudniony dostęp do umów dla pracowników, co powoduje opóźnienia w pracy i brak aktualnych informacji.
- Rozwiązanie: Uproszczenie dostępu do danych 🔍 dla wszystkich zainteresowanych pracowników, dzięki możliwości elektronicznego przekazywania i udostępniania dokumentów 🌐.
3. Zapobieganie Zagubieniu Dokumentów
- Problem: Częste gubienie dokumentów, szczególnie w firmach z wieloma oddziałami, co prowadzi do problemów z ich odnalezieniem i zgodnością z procedurami.
- Rozwiązanie: Rozwiązanie problemu ginących dokumentów 🚫 poprzez scentralizowane i bezpieczne przechowywanie umów oraz załączników PDF.
4. Monitorowanie Ważnych Terminów
- Problem: Brak kontroli nad kluczowymi datami, takimi jak wygaśnięcie umowy, co prowadzi do nieprzestrzegania terminów i potencjalnych strat finansowych.
- Rozwiązanie: Automatyczne przypomnienia ⏰ o wygaśnięciu umowy, innych kluczowych datach oraz konieczności odnowienia warunków handlowych, co pomaga utrzymać kontrolę nad terminami.
5. Bezpieczeństwo i Kontrola Dostępu
- Problem: Ryzyko nieautoryzowanego dostępu do wrażliwych dokumentów, co może prowadzić do ich usunięcia lub nieuprawnionej modyfikacji.
- Rozwiązanie: Bezpieczna baza umów 🔐 z możliwością ustawienia uprawnień do odczytu i zapisu oraz blokadą usuwania danych, co zapewnia pełną kontrolę nad dokumentacją.
6. Automatyzacja Raportowania i Analiza Danych
- Problem: Czasochłonne tworzenie raportów na temat umów, co utrudnia bieżącą analizę i podejmowanie decyzji.
- Rozwiązanie: Możliwość generowania automatycznych raportów 📊 w Excelu i PowerBI umożliwia szybkie przetwarzanie danych oraz ich analizę, co przyspiesza podejmowanie decyzji.
7. Oszczędność Kosztów
- Problem: Wysokie koszty związane z eksploatacją systemów do zarządzania umowami.
- Rozwiązanie: BRAK opłat eksploatacyjnych 💸 dzięki wykorzystaniu istniejących licencji Microsoft 365, co czyni aplikację bardziej ekonomicznym rozwiązaniem dla firm.
8. Zarządzanie Fizycznym Przechowywaniem Dokumentów
- Problem: Trudności w śledzeniu, gdzie przechowywane są fizyczne kopie dokumentów, co prowadzi do opóźnień w ich lokalizacji.
- Rozwiązanie: Możliwość rejestracji fizycznego miejsca przechowywania dokumentu 🗂️, co ułatwia szybkie odnalezienie potrzebnych dokumentów, nawet tych w formie papierowej.
1. Centralizacja i Przechowywanie Umów
- 📂 Centralizacja informacji o umowach – Wszystkie umowy przechowywane w jednym miejscu, co ułatwia zarządzanie i dostęp do dokumentów.
- 📝 Przechowywanie kluczowych parametrów umowy – Okres wypowiedzenia, data zawarcia, data zakończenia, wartość, przedmiot umowy.
- 📎 Przechowywanie załączników PDF – Bezpieczne przechowywanie wszystkich niezbędnych dokumentów w formacie cyfrowym.
- 🗂️ Rejestracja fizycznego miejsca przechowywania dokumentu – Możliwość śledzenia, gdzie znajduje się fizyczna kopia umowy.
2. Automatyzacja i Monitorowanie
- ⏰ Automatyczne przypomnienia o wygaśnięciu umowy – Powiadomienia o ważnych terminach, takich jak wygaśnięcie umowy czy konieczność odnowienia warunków handlowych.
- 🔔 Przypomnienia o innych kluczowych datach dotyczących umowy – Automatyczne powiadomienia o zbliżających się terminach i działaniach do wykonania.
3. Bezpieczeństwo i Kontrola Dostępu
- 🔐 Możliwość ustawienia uprawnień do odczytu i zapisu – Kontrola, kto może przeglądać i edytować dokumenty.
- 🚫 Blokada usuwania danych – Ochrona dokumentów przed nieautoryzowanym usunięciem.
- 📝 Zapisywanie całej historii edycji – Śledzenie wszystkich zmian dokonanych w dokumentach.
4. Udostępnianie i Współpraca
- 🌐 Możliwość elektronicznego przekazywania i udostępniania dokumentów – Łatwe dzielenie się umowami z innymi pracownikami.
- 🔄 Możliwość udostępnienia poszczególnych umów lub całej bazy – Ułatwienie współpracy i zapewnienie dostępu do odpowiednich informacji dla zespołów.
5. Raportowanie i Analiza
- 📊 Możliwość generowania automatycznych raportów w Excelu – Szybkie tworzenie raportów jednym kliknięciem.
- 📈 Możliwość generowania raportów w PowerBI – Zaawansowana analiza danych dotyczących umów.
6. Przechowywanie i Koszty
- ☁️ Dane są przechowywane w Twoim koncie Microsoft 365 – Bezpieczne i łatwo dostępne miejsce przechowywania dokumentów.
- 💸 BRAK opłat eksploatacyjnych – Korzystanie z aplikacji bez dodatkowych kosztów, dzięki wykorzystaniu istniejących licencji Microsoft 365.
