1. Mikro Firmy z Małym Zespołem

Mikro firmy, które zatrudniają kilka osób, często muszą radzić sobie z dużą ilością dokumentów kosztowych przy ograniczonych zasobach. Zarządzanie fakturami, kontrola kosztów oraz przekazywanie dokumentów do księgowości mogą stać się czasochłonne i skomplikowane. Aplikacja „Baza Faktur Kosztowych” pozwala na centralizację wszystkich informacji o kosztach w jednym miejscu, co ułatwia codzienne zarządzanie finansami. Dzięki automatyzacji procesów, takich jak odczytywanie danych z faktur czy przekazywanie dokumentów do księgowości, firmy te mogą znacznie zaoszczędzić czas i skupić się na rozwoju biznesu, zamiast na biurokracji.

2. Solo Przedsiębiorcy

Solo przedsiębiorcy, którzy prowadzą jednoosobowe działalności gospodarcze, często sami zarządzają wszystkimi aspektami swojej firmy, w tym finansami. Dla nich kluczowe jest, aby procesy związane z dokumentacją kosztową były jak najbardziej efektywne i bezproblemowe. Aplikacja „Baza Faktur Kosztowych” oferuje szybki dostęp do bazy dokumentów, automatyczne zatwierdzanie faktur oraz możliwość generowania raportów kosztowych. Dzięki temu solo przedsiębiorcy mogą łatwo kontrolować swoje wydatki, mieć pełny obraz finansów swojej firmy i unikać pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych.

3. Efektywne Zarządzanie Kosztami

Zarówno mikro firmy, jak i solo przedsiębiorcy mogą skorzystać z automatyzacji raportowania kosztów, co pozwala na lepsze planowanie finansów i unikanie nieprzewidzianych wydatków. Dodatkowo, bezpieczne przechowywanie danych w chmurze oraz brak dodatkowych kosztów eksploatacyjnych sprawiają, że aplikacja ta jest nie tylko funkcjonalna, ale także ekonomiczna.

4. Bezproblemowa Integracja i Uproszczony Obieg Dokumentów

Dzięki możliwości automatycznego odbierania faktur z emaila, rozpoznawania nieopłaconych faktur oraz generowania plików do systemów bankowych, aplikacja „Baza Faktur Kosztowych” ułatwia zarządzanie codziennymi operacjami finansowymi. Wszystkie te funkcje sprawiają, że nawet najmniejsze firmy mogą działać sprawnie i zgodnie z najwyższymi standardami zarządzania finansami.

1. Centralizacja Informacji o Kosztach

• Problem: W małych firmach dokumenty kosztowe często są przechowywane w różnych miejscach, co utrudnia ich kontrolę i analizę.

• Rozwiązanie: Centralizacja informacji o kosztach w firmie pozwala na przechowywanie wszystkich faktur i dokumentów kosztowych w jednym, łatwo dostępnym miejscu, co usprawnia zarządzanie finansami.

2. Szybki Dostęp do Bazy Dokumentów

• Problem: Ręczne przeszukiwanie dokumentów papierowych lub różnych systemów zajmuje dużo czasu i może prowadzić do błędów.

• Rozwiązanie: Szybki dostęp do bazy faktur i dokumentów dzięki cyfrowemu przechowywaniu i organizacji danych, co pozwala na szybkie odnalezienie potrzebnych informacji.

3. Automatyzacja Odczytywania i Przekazywania Dokumentów

• Problem: Ręczne wprowadzanie danych z faktur do systemu księgowego jest czasochłonne i podatne na błędy.

• Rozwiązanie: Automatyzacja odczytywania informacji z dokumentów 📄 za pomocą technologii OCR wspomaganej przez AI oraz automatyczne przekazywanie dokumentów do księgowości zapewnia oszczędność czasu i minimalizuje ryzyko błędów.

4. Elektroniczny Proces Zatwierdzania Dokumentów

• Problem: Tradycyjny proces zatwierdzania faktur jest powolny, wymaga zaangażowania wielu osób i jest trudny do śledzenia.

• Rozwiązanie: Elektroniczny proces zatwierdzania dokumentów ✅ umożliwia szybkie i przejrzyste zarządzanie zatwierdzeniami, automatyczne zapisanie oraz wyeksportowanie faktur do księgowości.

5. Automatyzacja Raportowania Kosztów

• Problem: Ręczne tworzenie raportów kosztowych jest czasochłonne i może prowadzić do pomyłek.

• Rozwiązanie: Automatyzacja raportowania kosztów 📊 za pomocą narzędzi takich jak Excel czy PowerBI pozwala na szybkie generowanie raportów i lepszą analizę finansową.

6. Bezpieczeństwo i Kontrola Dostępu

• Problem: W mikro i małych firmach istnieje ryzyko nieautoryzowanego dostępu do wrażliwych dokumentów finansowych.

• Rozwiązanie: Bezpieczne przechowywanie danych w chmurze ☁️ oraz możliwość ustawiania uprawnień do dokumentów 👮 zapewnia, że tylko uprawnione osoby mają dostęp do ważnych informacji.

7. Oszczędność Czasu i Kosztów

• Problem: Tradycyjne zarządzanie dokumentami kosztowymi wymaga dużo czasu i zasobów.

• Rozwiązanie: Brak dodatkowych kosztów eksploatacyjnych ⛔️ oraz pełna automatyzacja procesów zapewnia oszczędność zarówno czasu, jak i pieniędzy.

‍

1. Automatyzacja Procesów Zarządzania Fakturami

• 📧 Automatyczne odbieranie emaila z fakturami w załączniku – Usprawnienie procesu zbierania faktur od kontrahentów.
• 🤖 OCR - automatyczne odczytywanie danych z faktur wspomagane przez AI – Szybkie i dokładne przetwarzanie danych z dokumentów (płatna funkcjonalność, 50 gr za stronę).
• 🧑💼 Automatyczne dodawanie kontrahentów do bazy – Każda nowa faktura automatycznie dodaje kontrahenta do systemu.

2. Zarządzanie Kosztami i Dokumentami

• ✅ Mechanizm zatwierdzania faktur – Jeśli zatwierdzanie jest wymagane, system automatycznie zapisuje i eksportuje faktury do księgowości po ich zatwierdzeniu.
• 📂 Przechowywanie załączników, zdjęć, protokołów i innych ważnych dokumentów – Wszystkie dokumenty związane z fakturą są przechowywane w jednym miejscu.
• 💶 Rozpoznawanie nieopłaconych faktur i generowanie pliku MT-940 – Możliwość eksportu do systemu bankowego, co ułatwia kontrolę nad płatnościami.
• 🔄 Automatyczne przekazywanie dokumentów do księgowości – Dokumenty są automatycznie przesyłane do odpowiednich działów lub osób.

3. Raportowanie i Analiza

• 📊 Generowanie automatycznych raportów w Excel – Jednym kliknięciem możesz aktualizować i przeglądać raporty kosztów.
• 📈 Możliwość generowania raportów przez PowerBI – Zaawansowana analiza danych kosztowych i finansowych.
• ⁉️ Oznaczanie kategorii kosztów na fakturach – Możliwość generowania raportów według wybranych kategorii kosztów.
  

4. Bezpieczeństwo i Kontrola Dostępu

• 🛡️ Bezpieczne przechowywanie danych w chmurze – Gwarancja bezpieczeństwa i dostępności danych w każdej chwili.
• 🚨 Wykrywanie duplikatów dokumentów – Automatyczne wykrywanie i eliminowanie powielonych faktur.
• 👮 Możliwość ustawiania uprawnień do dokumentów – Kontrola nad tym, kto ma dostęp do jakich dokumentów.
• 📃 Automatyczne sprawdzanie nr rachunków na białej liście – Weryfikacja zgodności z oficjalnymi rejestrami.

5. Oszczędność Czasu i Kosztów

• ⛔️ Brak dodatkowych kosztów eksploatacyjnych – Wystarczy środowisko Microsoft 365 oraz wdrożenie, aby korzystać z aplikacji.
• 💾 Eksport danych do plików: Excel, CSV itp. – Elastyczność w zarządzaniu i przenoszeniu danych.
• 📝 Zapisywanie całej historii edycji – Pełna transparentność i możliwość śledzenia każdej zmiany w dokumentach.